Les logiciels de maintenance réglementaire, parfois appelés GMAO réglementaire ou plus communément solution de gestion des contrôles réglementaires, permettent à un exploitant de gérer les contrôles obligatoires concernant les équipements et les installations.
En d’autres termes ils permettent :
- D’anticiper les échéances de contrôles et de vérifications
- De suivre les levées d’observation
- De s’assurer de l’exhaustivité de la documentation obligatoire
En plus de ces grands axes, ces logiciels contiennent des fonctionnalités puissantes permettant aux utilisateurs de gagner un temps considérable au quotidien tout en fiabilisant leur travail.
Les obligations réglementaires
Les responsabilités du chef d’entreprise
Avant d’entrer dans le détail des logiciels permettant de faciliter la maintenance réglementaire, il est nécessaire de comprendre en quoi consiste ce travail et de définir les obligations réglementaires auxquelles un exploitant est soumis. Et une chose est sûre, elles sont nombreuses !
À titre d’exemple, une société industrielle possédant une cinquantaine d’équipements de levage et manutention, quelques équipements sous pression et des installations de chauffage et climatisation doit s’assurer de réaliser plusieurs centaines de contrôles par an.
Malgré la difficulté que peut représenter le respect des obligations, leur non-respect engage la responsabilité du chef d'entreprise et l'expose à des sanctions.
Les sanctions peuvent être d’ordre administratif (amende ou arrêt de production) en cas de contrôle d’un inspecteur de la DREAL (Direction régionale de l'Environnement, de l'Aménagement et du Logement) ou de la DRIEE (Direction Régionale et Interdépartementale de l'Environnement, de l'Aménagement et des Transports) voire pénal, en cas d’accident. Dans des cas très graves, certains dirigeants ont été jugés coupables d’homicide involontaire suite au décès d’un salarié à cause d’un équipement non-conforme.
Pour ce qui concerne les installations, équipements et bâtiments, on peut regrouper les obligations qui nous intéressent en trois catégories:
- Les échéances de contrôles à respecter
- Les observations issues des rapports de contrôle à lever
- Les documents obligatoires à conserver
Bien évidemment, un chef d’établissement est soumis à d’autres obligations, comme les formations du personnel ou le respect des obligations sociales. Cet article n’a pas pour vocation de centraliser une liste exhaustive des obligations auxquelles un dirigeant peut être soumis, il se focalise sur les obligations liées aux contrôles réglementaires.
Les échéances de contrôles
La détermination des échéances
En plus de la quantité de contrôles à effectuer, la difficulté réside dans leur diversité. Ils peuvent être définis par des Directives Européennes, le Code du Travail, le Code de l’Environnement, des Arrêtés Ministériels spécifiques, des décrets, des circulaires, des guides professionnels, des préconisations d’organisations spécialisées comme le CLAP (Comité de liaison des appareils à pression) et se référer à diverses catégories d’équipements (comme un récipient sous pression, une tuyauterie, une installation électrique, un ascenseur ou encore un extincteur).
Exemple : Les caractéristiques de chaque équipement influent également sur les contrôles à effectuer. L’entretien est obligatoire sur une chaudière de 5kW mais facultatif sur une chaudière de 500kW pour lequel il est remplacé par le contrôle de l’efficacité énergétique et des émissions polluantes. La périodicité des contrôles d’étanchéité des éléments frigorifiques contenant des fluides frigorigènes dépend de la catégorie de fluide (HCFC, HFC, PFC) de la charge et de la mobilité de l’équipement.
En plus de ces attributs, les caractéristiques des établissements peuvent faire varier la liste des obligations réglementaires à effectuer.
Un établissement classé Seveso aura des contrôles supplémentaires à réaliser par rapport à une ICPE soumise uniquement à déclaration.
Les assureurs peuvent également imposer de suivre certaines préconisations éditées par des organisations spécialisées.C'est le cas par exemple de l’APSAD (Assemblée Plénière de Sociétés d'Assurances Dommages) qui peut concerner la sécurité incendie.
Les échéances de contrôle ou de vérification sont également impactées par d'autres variables parfois complexes.
Exemple sur les ESP :
- Le suivi par plan d'inspection : il modifie la périodicité des contrôles en fonction de l'analyse réalisée sur l'ESP
- Le suivi des systèmes frigorifiques: composé d'ensembles d'éléments, il convient de réaliser le contrôle de l'ensemble du système en concordance avec la périodicité la plus contraignante de l'équipement (ex : si l'ESP 1 a une périodicité de 24 mois et les autres ESP une périodicité de 48 mois, il convient de réaliser le contrôle en respectant la périodicité la plus contraignante, soit 24 mois)
La veille réglementaire
Le constat est fait. La détermination des échéances de contrôle est un travail extrêmement technique et fastidieux. On pourrait s’imaginer qu’une fois ce travail réalisé la compétence juridique n’est plus nécessaire... C’est sans compter sur l’évolutivité des textes législatifs et réglementaires. Il faut donc s'assurer que les contrôles sont toujours d'actualité et qu'aucune modification réglementaire n'a été faite.La tenue d’une veille réglementaire est donc indispensable.
La planification et le suivi des interventions
Une fois les éléments déterminés, un travail logistique s’impose :
- la planification des contrôles (avec un organisme habilité ou une personne compétente selon les cas)
- le suivi de la bonne intervention
- la livraison du fameux sésame : le rapport de contrôle
La levée des observations
Les rapports de contrôles permettent d’attester que la vérification, l’inspection ou l’entretien obligatoire a bien été effectué. Ils indiquent également les opérations de maintenance corrective obligatoires à mener ainsi que de possibles préconisations.Les équipements ayant des observations (avec des actions à réaliser) doivent être mis à l'arrêt (sauf dérogation) jusqu’à la levée de ces observations.
Les observations étant réparties dans divers rapports de contrôle, il est essentiel que l’exploitant s’assure d’avoir bien levé toutes les observations avant d’utiliser les équipements.
Certains rapports, notamment les rapports électriques, peuvent comporter des centaines de pages, d’où la difficulté de s’assurer de la bonne levée de toutes les observations.
La documentation obligatoire
En plus des rapports de contrôle (que l’exploitant doit évidemment conserver), d’autres documents peuvent être obligatoires et demandés en cas de contrôle ou d’accident. Par exemple le certificat CE (Conformité Européenne), le dossier fabricant ou encore les essais de mise en service. La liste des documents obligatoires est également définie dans les textes réglementaires.
Il est indispensable pour un exploitant de conserver à disposition ces documents et de prendre les précautions nécessaires pour éviter leur perte ou leur dégradation. Cette sécurisation est généralement permise par la numérisation et le stockage numérique des documents.
Les logiciels pour gérer la maintenance réglementaire
Mais alors, quels sont les leviers d'optimisation de cette gestion réglementaire ? ....heureusement, des solutions existent.
C'est le cas des logiciels qui permettent aux responsables et utilisateurs de fiabiliser le travail tout en permettant des gains de temps. Dans le cas du travail énoncé plus haut, le logiciel doit permettre d'automatiser les tâches les plus complexes.
Il doit, à minima, permettre de :
- déterminer les obligations spécifiques à un équipement en particulier en fonction de ses caractéristiques et des caractéristiques de l’établissement dans lequel il se trouve ;
- adapter les obligations automatiquement en cas d’évolution réglementaire ;
- calculer des dates d’échéance en fonction des périodicités de contrôle ;
- extraire les observations des rapports de contrôles pour les centraliser ;
- suivre les observations et non-conformité
- lister automatiquement les documents obligatoires à avoir ;
- retrouver facilement les rapports de contrôles et les documents ;
Les logiciels de GMAO
Les logiciels de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) permettent d’assister les équipes maintenance dans toutes les activités liées à la maintenance :
- gestion des équipements (inventaire, caractéristiques, statut ...);
- suivi des interventions (avec notamment les OT : ordre de travaux, gamme de maintenance);
- gestion des stocks;
- gestion des budgets;
- gestion des achats;
Ils comportent généralement plusieurs modules permettant de répondre à différents besoins de l’exploitant.
Certaines GMAO présentent un module spécifique qui pourrait être utilisé comme maintenance réglementairepuisqu'il fait parti de la maintenance
Toutefois la maintenance réglementaire est une branche très particulière de la maintenance. L’intérêt principal d’utiliser un logiciel spécifique est justement de ne pas avoir à lire, comprendre, analyser les textes réglementaires. Mis à part le calcul des échéances à partir des périodicités, le travail énoncé plus haut n’est pas optimisé.Considérés comme des logiciels adaptables et flexibles, les GMAO permettent à leurs utilisateurs de paramétrer leur compte comme ils le souhaitent, sans "connaissances précises" des informations saisies.
Aujourd'hui, aucune GMAO ne permet d’appliquer la logique réglementaire automatiquement, il nécessite forcément une action de la part de l’utilisateur.
Cet article explique la différence entre la solution de gestion de la maintenance réglementaire Ealico et les logiciels de GMAO.Les logiciels de veille réglementaires HSE
Les solutions de veille réglementaire HSE proposent aux exploitants de leur transmettre les textes réglementaires lors de leurs parutions et, quelques fois, leurs résumés, périodiquement. Toutefois ce ne sont pas des logiciels de gestion. Ils viennent en complément d’une GMAO et souvent d’autres outils (tableurs notamment) pour permettre aux exploitants, ne possédant pas d’outils de gestion de la maintenance réglementaire, de se tenir informer de la réglementation.
Toutefois l’exploitant est encore obligé d’analyser, comprendre les textes réglementaires et de les appliquer à son parc d’équipement.
Les plateformes client des organismes habilités
Les organismes habilités proposent à leurs clients un portail pour transmettre les rapports de contrôles et permet quelques fois à leurs utilisateurs de valider les actions en ligne au fur et à mesure.
Toutefois, au-delà d’être spécifique à un organisme, ces solutions ne sont pas des outils de gestion créés dans le but de faciliter le suivi réglementaire du client.
Les logiciels de suivi des contrôles périodiques
Certains logiciels sont spécialisés dans le suivi des contrôles périodiques et non de la maintenance réglementaire. Ces logiciels proposent généralement un outil permettant de calculer et suivre les échéances de contrôle à partir d’une périodicité de contrôle et non à partir des textes réglementaires. Parfois spécialisés sur une thématique réglementaire (comme les logiciels vgp), ils permettent de suivre les vérifications générales et périodiques des équipements de levage.
Toutefois, le travail détaillé plus haut n’en est pas plus optimisé, d’autant plus que les aspects de documentation obligatoire et levée des observations ne sont (souvent) pas abordés.
Cet article explique les différences entre la solution de gestion de la maintenance réglementaire Ealico et les logiciels de gestion des opérations périodiques.Ealico, la seule solution de maintenance réglementaire complète et automatisée
Ealico, un logiciel dédié à la maintenance réglementaire
À la différence des autres solutions existantes, Ealico est spécialisé dans la maintenance réglementaire Ealico propose la meilleure façon de gérer les contrôles et la conformité de tout type d’établissement. Simple, efficace et automatisée, la solution Ealico permet aux responsables de gérer facilement l’ensemble de leurs contrôles réglementaires et aux dirigeants d’obtenir une vision claire de l’état de conformité de leurs établissements.
L’application des textes réglementaires grâce au RegCode
Les algorithmes d’Ealico "connaissent et appliquent”, aux éléments composant le parc d’équipements, la complexité réglementaire française et Européenne pour guider ses clients dans leurs obligations.
Les contrôles à réaliser et les documents obligatoires sont déterminés automatiquement. En cas d’évolution réglementaire, les nouvelles obligations sont appliquées sans action de l'utilisateur. En plus du gain de temps considérable que cela représente, les données sont fiabilisées et les dirigeants peuvent se reposer sur un système fiable.
Les thématiques réglementaires disponibles sont nombreuses et permettent de couvrir l’ensemble des contrôles d’un établissement industriel, tertiaire ou d’un établissement recevant du public.
Cette innovation majeure a été possible grâce à l’invention du RegCode, un langage de programmation propre à la société Ealico dédié aux contrôles réglementaires.
Automatisez la levée d’observations avec Rapport Express
La levée des observations est aussi une tâche chronophage et indispensable. Pour permettre à ses utilisateurs d’éviter les doubles saisies et fluidifier le parcours, la société a mis au point la fonctionnalité Rapport Express.
Cette innovation permet d’extraire les informations de n’importe quel rapport de contrôles, les analyser, les catégoriser et les intégrer au compte client.
Des fonctionnalités pensées pour les responsables techniques
En plus de ces fonctionnalités phares, Ealico apporte à ses utilisateurs une palette de fonctionnalités indispensables à tout responsable technique :
- le stockage des documents et leur visionnage en ligne ;
- l’export des données ;
- les filtres avancés ;
- des tableaux de bord précis mettant en évidence les prochaines actions à mener ;
- la prise en compte des contrôles volontaires ;
- la veille réglementaire et l’accès aux textes impactant un équipement en particulier ;
Bien plus qu’un logiciel, un service en ligne
Au-delà du logiciel en ligne, c’est une équipe de passionnés et d’experts qui paramètre les comptes et qui reste disponible par la suite, tout au long de l’expérience client. Avec Ealico, vous n’êtes plus seul dans la gestion de vos contrôles réglementaires.