Comment choisir un logiciel de veille réglementaire HSE?

La veille réglementaire est une démarche qui demande de la rigueur et de la méthode. Pour simplifier les étapes d'identification des sources, de collecte et d'analyse des textes, une multitude d'outils et de services existent sur le marché. Certains proposés par les organismes habilités, d'autres par des structures plus petites et spécialisées. Les tarifs varient du tout au tout et il est difficile de comprendre les différences entre chaque offre. Cet article n'a pas pour but de comparer toutes les offres, mais d'offrir la méthode et de mettre en avant les points de vigilance pour que vous puissiez faire vous-même le meilleur choix de veille réglementaire.

Avant tout, il est indispensable de bien comprendre en quoi consiste la démarche de veille réglementaire. Pour cela, vous pouvez lire cet article : Comment mettre en place une veille réglementaire. Et il ne faut pas oublier que le logiciel de veille doit s'inscrire dans une démarche globale de l'entreprise pour être efficace.

Un logiciel de veille réglementaire ? À quoi ça ressemble?

Un logiciel de veille réglementaire généralement un service en ligne, aussi appelé plateforme SaaS*. Les textes réglementaires sont regroupés en thème (Santé et sécurité au travail...) et en sous-thème (Équipement sous pression, Levage...) pour faciliter la recherche d'information. Un système d'alerte permet à l'utilisateur d'être au courant des dernières évolutions.

Quelques fois, les entreprises proposent en parallèle un service d'assistance ou d'audit en complément.

L'application en ligne de veille réglementaire

Préférer une interface simple et intuitive

L'utilisateur est le premier concerné par les outils qu'il utilise. En plus de la valeur ajoutée qu'il doit ressentir dans son travail quotidien, les outils qu'il utilise doivent lui correspondre et être agréables à utiliser. Ainsi dans un premier temps une attention particulière doit être portée à l'ergonomie, au design et à la simplicité d'utilisation.

Certaines sociétés proposent encore une veille sous forme de newsletter par envoi de mail et n'ont pas de plateforme en ligne. Ces services ne permettent pas aux utilisateurs / abonnés de retrouver un texte facilement par la suite. Les informations ne sont pas centralisées et l'intérêt de ce genre de solution et ainsi très limité.

Le mode collaboratif

La démarche de veille n'est pas le travail d'une seule personne. L'ensemble des salariés doivent y être sensibilisés, d'autant plus si une évolution réglementaire impacte leur activité.

Certains outils de veille offrent la possibilité de partager des textes, de gérer les droits d'accès, ou d'écrire des commentaires sur les textes. Cette fonctionnalité libère les échanges et la collaboration autour du sujet réglementaire.

Ces derniers sont bien évidemment à privilégier. Une veille qui n'est pas partagée n'aura aucun résultat.

Les alertes

Tout l'intérêt d'un outil de veille est d'alerter les utilisateurs en cas d'évolution réglementaire, ainsi cette fonctionnalité est présente sur tous les outils. Certains outils permettent de choisir le type d'alerte (par mail, notification ...) et les périodicités (hebdomadaire, mensuelle...).

Le choix des périmètres de la veille réglementaire

Tous les outils permettent à l'administrateur de choisir son périmètre réglementaire, il faut toutefois faire attention à ce que l'outil que vous souhaitez prendre couvre l'ensemble de vos besoins réglementaire. Pour cela, une analyse en amont est indispensable. Une attention particulière devra être portée sur les réglementations locales. Elles ne sont pas toujours prises en compte dans les outils de veille, mais doivent bien s'appliquer à vos installations.

Quelquefois, il est possible de déterminer des périmètres réglementaires différents entre les sites d'un même groupe. Cette fonctionnalité est intéressante car elle permet à chaque site de ne pas être "pollué" par des informations dont il n'aurait pas besoin.

L'interprétation d'experts

Certains outils de veille proposent d'accoler l'interprétation de l'un de leurs experts à chaque texte réglementaire. Ces commentaires apportent une explication complémentaire au texte et sont généralement plus simples à lire qu'un contenu purement juridique. La valeur ajouté de ce service n'est pas négligeable.

L'assistance

L'assistance à l'intégration

La définition des périmètres réglementaires est une étape essentielle. En effet, elle permet de cadrer la veille pour ne recevoir que les informations importantes pour la société. Bâcler cette étape engendre une forte perte de temps par la suite, voir des non-conformité (si vous passez à côté d'une évolution réglementaire par exemple).

Il est apprécié de pouvoir être accompagné par l'entreprise qui fournit le service de veille dans cette étape.

L'assistance déportée

Un service de support technique peut être disponible par mail, chat ou téléphone. Un point important à vérifier est le délai de réponse, qui peut aller de quelques minutes à plusieurs jours. En cas d'audit, personne ne peut se permettre d'attendre une réponse plusieurs jours...

L'audit sur site

Le service "luxe" des entreprises proposant des veilles réglementaires est souvent de proposer un audit sur site régulier. Dans ce cas, un expert vient sur site, suit une checklist, donne des conseils à l'exploitant et détermine un plan d'action.

La veille réglementaire ne fait pas tout!

Même si ces outils sont d'une grande aide pour collecter et traiter les textes réglementaires. On est encore loin de la mise en conformité. Il faut encore appliquer chaque texte en question sur chacun des actifs pour déterminer toutes les obligations réglementaires auxquelles l'établissement est soumis. Un long chemin reste à parcourir jusqu'à la mise en conformité.

Est-il nécessaire d'avoir une solution de veille avec EALICO?

La réponse est simple : NON!

En utilisant EALICO vous n'avez plus besoin de lire les textes, de les analyser pour enfin pouvoir les adapter à votre parc industriel. Nous avons déjà fait cette démarche pour vous en traduisant les textes réglementaires SSE en algorithmes.

En cas d'évolution réglementaire, vos obligations sont calculées automatiquement et vous êtes notifié de son impact pour chacun de vos équipements. Vous pouvez accéder simplement au texte en question si vous le souhaitez. C'est tout de même plus simple.

*Software as a service