Logiciel de conformité réglementaire : pourquoi s'équiper ?

Suivre les contrôles réglementaires est un enjeu majeur pour tout industriel. L'enjeu est à la fois économique, environnemental et humain.

Une erreur de suivi peut entraîner un arrêt de production ou des pénalités. Elle peut surtout conduire à un accident.

Les textes sont nombreux et complexes. Un suivi sans faille est donc difficile à tenir à la main.

Un logiciel de conformité réglementaire répond à ce problème. Voici ce qu'il fait, ce qu'il ne fait pas, et pourquoi s'équiper dès maintenant.

Logiciel de conformité réglementaire : définition

Un logiciel de conformité réglementaire relie chaque équipement aux obligations qui le concernent. Il suit ensuite chaque obligation jusqu'à la preuve : contrôle planifié, rapport reçu, observations traitées.

Sur ce blog, il s'agit de la conformité des équipements et des installations industrielles : appareils de levage, équipements sous pression, installations électriques, ICPE… Pas des référentiels de cybersécurité ou de protection des données.

L'outil tient toute la chaîne dans un seul endroit :

• l'inventaire des équipements et installations, site par site ;
• les obligations applicables et leurs périodicités, avec le texte de référence ;
• la planification des contrôles, réalisés par un organisme accrédité ou une personne compétente ;
• les rapports de contrôle et leurs observations ;
• les actions correctives, avec un responsable et une date cible ;
• les preuves rattachées à chaque équipement, prêtes pour un audit.

Un exemple chiffré. L'arrêté du 1er mars 2004 (article 23) impose une vérification générale périodique tous les 6 mois pour un chariot élévateur. Pour un pont roulant, c'est tous les 12 mois.

Un parc de 10 chariots élévateurs représente donc 20 vérifications par an. Il faut les planifier, archiver les rapports et lever les observations. Multipliez ce volume par toutes les familles d'équipements : le tableur devient vite fragile.

1/ Faire le point sur vos outils

Vous utilisez sans doute plusieurs outils en parallèle : un fichier Excel pour les dates de contrôle, un service de veille réglementaire, un outil pour les interventions, un autre pour le reporting.

Faites l'inventaire de ces solutions, par exemple en début d'année. Vous aurez une vision claire de votre système d'information. Vous pourrez aussi arrêter les abonnements inutiles.

C'est enfin le bon moment pour revoir vos processus d'inspection et de contrôle. Objectif : qu'il n'y ait aucun trou dans la raquette.

2/ Recenser vos obligations réglementaires

Listez toutes les actions réglementaires à venir. Vos équipements relèvent de réglementations différentes : un oubli arrive vite.

Prenez du recul sur le quotidien. Vérifiez que chaque équipement est bien intégré au suivi. En cas de doute, faites un recensement.

Ealico vous accompagne dans cette mise en conformité :

• le diagnostic initial ;
• le recensement des équipements ;
• la définition des actions à mettre en œuvre.

Cette étape vous rend serein face aux risques. Elle facilite aussi la mise en place d'un logiciel. Mais si vous vous arrêtez là, les vieilles habitudes reviennent vite.

3/ Fiabiliser le suivi dans un logiciel

Une fois les processus définis et le parc recensé, enregistrez ce travail dans un outil. Vous n'aurez pas à le refaire.

Un logiciel n'est fiable que s'il est utilisé chaque jour sur le terrain. Les données saisies à la source donnent ensuite un reporting fiable à la direction.

Pour être adopté sur le terrain, l'outil doit être :

• simple à utiliser, avec un design épuré ;
• utile au quotidien pour les équipes terrain ;
• accessible en permanence ;
• complet : toutes les informations nécessaires y sont centralisées.

Ealico a été conçu selon ces principes. Toutes les informations réglementaires sont réunies dans un même outil. Les actions obligatoires sont déterminées automatiquement par nos algorithmes. Chacun peut se concentrer sur son métier, sans relire chaque texte.

Un tableau de bord donne au directeur de site ou de groupe le taux de conformité par site et par réglementation. Les décisions et les budgets reposent alors sur des informations fiables, issues du terrain.

4/ Une mise en place guidée

Changer de logiciel peut inquiéter. C'est pourquoi Ealico vous accompagne pendant toute la mise en place.

Cette phase conditionne l'efficacité de l'outil. Trois points font la différence :

• un processus de mise en place clair et transparent ;
• une automatisation maximale ;
• de la souplesse pour s'adapter à chaque entreprise.

Pour reprendre l'existant, nous utilisons des modèles Excel remplis à partir de vos données. Vous les complétez vous-même ou vous confiez cette tâche à Ealico.

Dès la première connexion, vous voyez l'ensemble de votre parc. Tous les indicateurs sont à jour.

5/ Un accompagnement SSE permanent

Une fois le compte paramétré, Ealico s'utilise simplement au quotidien. Vous gagnez du temps et de la fiabilité.

Un expert Santé Sécurité Environnement répond ensuite à toutes vos questions.

Pour un projet spécifique, un pilote projet réglementaire vous suit au quotidien. Il supervise tout type d'intervention, de l'inspection aux projets réglementaires les plus complexes.

6/ Suivre les évolutions réglementaires

Une nouvelle réglementation ou une nouvelle exigence groupe arrive régulièrement. L'appliquer à tout un parc d'équipements est difficile. C'est le cas par exemple de l'arrêté du 20 novembre 2017 sur le suivi en service des équipements sous pression.

Avec Ealico, nous analysons chaque nouveau texte publié et mettons à jour notre algorithme. Le logiciel est en ligne : vous êtes à jour en permanence.

Un nouveau texte concerne votre parc ? Nous vous prévenons et mettons à jour les actions à réaliser sur vos équipements. Vous restez concentré sur les tâches à forte valeur ajoutée.

7/ Préparer un contrôle DREAL

Consultez en temps réel l'état de conformité de votre parc. Les données de pilotage sont mises en avant :

• l'évolution du taux de conformité ;
• l'évolution des caractéristiques process ;
• le nombre de contrôles réalisés ;
• le suivi des actions.

Les informations et documents de chaque équipement sont centralisés. Vous les exportez simplement au format Excel.

Les ICPE (installations classées pour la protection de l'environnement) font l'objet en moyenne de 1982 mises en demeure par an en France. Mettez toutes les chances de votre côté.

8/ Dématérialiser vos documents

Rapports de contrôle, documentations fabricants, rapports d'intervention, formulaires administratifs, dossiers réglementaires : en digitalisant le suivi, vous économisez tout ce papier.

En moyenne, un technicien perd 9,5 heures par semaine à chercher des documents. Sur Ealico, la documentation est classée par équipement ou par établissement. La recherche est plus rapide et les techniciens se concentrent sur leur métier.

Ce que le logiciel ne fait pas

Un logiciel de conformité réglementaire organise et trace. Il ne remplace personne :

• il ne réalise pas les contrôles : un organisme accrédité ou une personne compétente s'en charge ;
• il ne déclare pas l'établissement conforme : le taux affiché reflète les données saisies et les rapports reçus ;
• il ne remplace pas l'analyse du responsable HSE ou maintenance face à un cas particulier.

Comment choisir un logiciel de conformité réglementaire

Avant de comparer des offres, vérifiez au minimum ces points :

• les familles d'équipements et de réglementations couvertes ;
• la façon dont les périodicités sont fixées et mises à jour quand les textes évoluent ;
• le traitement des observations des rapports, quel que soit l'organisme ;
• la vision multi-sites et le taux de conformité par réglementation ;
• l'export des preuves pour un audit ou une inspection ;
• la reprise de l'existant : fichiers Excel, rapports déjà reçus.

Vous partez d'un tableur ? Notre article sur les logiciels de suivi des contrôles périodiques détaille la marche à suivre.

En résumé

Vous voulez remettre à plat votre suivi réglementaire ? Ealico vous propose un logiciel simple et intuitif.

Notre équipe d'experts vous accompagne, du diagnostic initial à la mise en conformité globale. Notre logiciel en ligne vous aide ensuite à gérer simplement toutes vos obligations SSE.