Les logiciels pour les services HSE

Le service HSE (Hygiène, Sécurité et Environnement) est un département clé dans une entreprise. Sa mission est de garantir la santé et la sécurité des travailleurs et le respect de l’environnement. Pour y parvenir, il évalue les risques et élabore, en accord avec la direction de l’entreprise et les réglementations en vigueur, une politique de sécurité, d’hygiène, et de respect de l’environnement. Par la suite, il fait appliquer cette politique, réalise des audits réguliers pour s’assurer qu’elle a correctement été appliquée et améliore les procédures dans une démarche d’amélioration continue.

Les actions relatives à la sécurité, à l’hygiène et à l’environnement sont présentes dans chaque partie de l’entreprise. Des rejets atmosphériques à la bonne utilisation des EPI en passant par la dangerosité des produits utilisés, les champs d’intervention d’un responsable HSE sont vastes. Leur fonction est transverse et ils sont amenés à travailler avec d’autres services de l’entreprise notamment le service qualité et le service maintenance.

Pour aider les responsables HSE dans leurs missions quotidiennes, de nombreux logiciels ont été développés. Ils peuvent être généralistes comme les logiciels QHSE ou plus spécialisés comme les logiciels de veille réglementaire ou les logiciels de maintenance réglementaire.

À l’origine ces logiciels étaient on-premise, c’est-à-dire installés dans les serveurs de l’entreprise. Aujourd’hui, de plus en plus de fournisseurs proposent des offres “cloud” permettant aux services HSE de bénéficier d’une offre flexible, sous la forme d’un abonnement, ne nécessitant pas la mise en place d’un projet informatique lourd.

Logiciels QHSE

Les logiciels QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement) sont des logiciels généralistes qui permettent de répondre globalement aux problématiques que peuvent rencontrer les services Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement.

Ils permettent, entre autres, d’automatiser les processus, de faciliter la gestion des non-conformités, de réaliser des audits, de suivre les habilitations du personnel, centraliser la documentation ou encore d’évaluer les risques.

Toutefois ces domaines d’intervention étant larges, ces logiciels sont parfois spécialisés dans un secteur d’activité particulier comme le BTP (Bâtiment, Travaux Publics), les entrepôts logistiques ou l’industrie. Aussi, les fonctionnalités sont généralement distinctes les unes des autres et rassemblées en “module”. Ainsi il ne sera pas rare que les fournisseurs proposent des modules “audit”, “ document unique”, “plan de prévention” ou encore un “permis de travail”.

Les logiciels QHSE sont également très utiles pour suivre et mesurer les performances de l'entreprise en matière de qualité, de sécurité, d'hygiène et d'environnement. Les tableaux de bord permettent de visualiser rapidement les données clés telles que le nombre d'incidents ou de situations à risque, etc.

Enfin, ces logiciels permettent de mieux piloter les systèmes de management de la qualité, de la sécurité, de l'hygiène et de l'environnement. Ils facilitent la communication entre les différents acteurs impliqués dans la démarche QHSE et permettent une gestion plus efficace des ressources.

Ces logiciels sont généralement complétés par un Logiciel de Maintenance Réglementaire pour aider les responsables HSE à prendre en compte directement les contraintes réglementaires. Les responsables HSE doivent se maintenir à jour des évolutions des textes pour s’assurer que les installations sont en permanence conformes aux réglementations en vigueur.

Logiciels de veille réglementaire

L’activité de veille réglementaire consiste à identifier les textes réglementaires applicables à une entreprise en fonction de son activité et à suivre les évolutions réglementaires par la suite.

L’état des lieux initial est une phase importante qui nécessite des connaissances législatives poussées, car de très nombreux pans de l’entreprise sont réglementés.

La phase suivante, qui consiste à se maintenir informé des évolutions réglementaires, est aussi difficile à réaliser car les évolutions sont nombreuses, les domaines d’application vastes et il est ainsi facile de passer à côté une nouveauté.

Les logiciels de veille réglementaire ont été créés pour faciliter ces deux actions. Ils sont composés d’une interface client en ligne et d’une équipe d’experts juridiques.

Dans ces logiciels, les utilisateurs peuvent retrouver les derniers textes réglementaires en vigueur et sont notifiés des évolutions réglementaires qui les concernent. En complément, les experts juridiques vulgarisent et synthétisent les textes réglementaires, ce qui permet aux responsables HSE d’estimer plus rapidement s’ils sont impactés par le texte en question.

Certains de ces logiciels vont plus loin et permettent également d’évaluer la conformité de l’entreprise vis-à-vis d’un texte en permettant au responsable HSE de vérifier chaque prescription à l’aide d’un plan d’action sous forme de checklist.

Aussi, afin d’appliquer les contraintes réglementaires directement au suivi des installations, les responsable HSE peuvent compléter la veille réglementaire avec un Logiciel de Maintenance Réglementaire. Par exemple, dans une entreprise ayant des équipements sous pression, s’il y a une évolution réglementaire impactant les périodicités de contrôle définies dans l’arrêté du 20 novembre 2017, le responsable HSE sera notifié de l’évolution. Il devra par la suite analyser et comprendre le texte, le comparer avec son parc d’équipements et déterminer quels sont les équipements impactés, expliquer au responsable maintenance les changements à prévoir et s’assurer par la suite que les contrôles ont bien été réalisés dans les temps. Cette mission est compliquée à réaliser et fait intervenir plusieurs acteurs, c’est, entre autres, pour cette raison que les Logiciels de Maintenance Réglementaire sont un bon complément aux outils de veille réglementaire.

Logiciels de maintenance réglementaire (LMR)

Les Logiciels de Maintenance Réglementaire (LMR) permettent de gérer toutes les obligations que peut avoir un exploitant sur ses équipements et, in fine, de s’assurer de la conformité de chacun d’entre eux.

Ils permettent d’optimiser et de fiabiliser la partie du travail essentiel d’un responsable HSE qui concerne la gestion des contrôles périodiques et de la conformité réglementaire des équipements.

Cette mission consiste notamment en :

• S’assurer de respecter les échéances de contrôle ;
• Suivre les observations issues des rapports de contrôle ;
• S’assurer de conserver toute la documentation obligatoire ;

Dans cette mission, les rôles sont partagés entre les responsables maintenance et HSE. Le responsable maintenance réalise le travail opérationnel, il doit notamment planifier les contrôles, suivre les interventions lever les non-conformités. Le responsable HSE doit s’assurer du respect des contraintes réglementaires et de la bonne conformité des installations. .

Les Logiciels de Mainteance Réglementaire (LMR) permettent d’automatiser le travail des responsables maintenance et de remonter les informations automatiquement dans un tableau de bord pour que les responsables HSE puissent réaliser leur mission de manière optimale.

Ealico, le seul logiciel de maintenance réglementaire fiable et automatisé

Les logiciels énoncés sont des outils essentiels pour les services HSE modernes. Ils permettent d’automatiser les processus, de réaliser des audits, de bénéficier d’une veille réglementaire ou de garantir la conformité réglementaire. Ces trois types de logiciels - QHSE, veille réglementaire, LMR - sont des outils indispensables pour les entreprises qui placent le respect de l’environnement et la santé au travail au sommet de leurs préoccupations.

Les logiciels de maintenance réglementaire ne se substituent pas aux autres logiciels, mais sont utilisés en complément. Des connexions peuvent souvent être réalisées entre eux. Les gains à mettre en place un logiciel de maintenance réglementaire sont nombreux et ne se bornent pas aux tâches énoncées plus haut.

Ealico est le seul LMR permettant d’effectuer toutes les missions énoncées plus haut de manière fiable et automatisée. Les obligations réglementaires sont déterminées automatiquement, les évolutions réglementaires sont prises en compte sans nécessiter l’intervention de l’utilisateur, les observations issues des rapports de contrôles sont centralisées, peu importe l’organisme intervenant, un plan d’action permet aux responsables d’avoir une vision claire des actions à mener pour atteindre le niveau de conformité souhaité.