Appliquer un texte réglementaire à votre parc industriel en 3 étapes

La veille réglementaire vous permet d’anticiper les évolutions réglementaires ayant un impact sur votre activité. Une fois votre processus de veille réglementaire défini et mis en place au sein de votre entreprise, vous êtes informés de toutes les évolutions qui impactent votre activité. Pour y parvenir, vous avez pu vous aider d'un logiciel de veille réglementaire. Ce travail vous a peut-être semblé long et fastidieux, pourtant vous n’avez fait qu’une partie du chemin qui mène à la conformité, il vous reste notamment à appliquer ces textes à votre parc industriel.

1/ Le recensement

Une étape que l’on considère trop souvent comme acquise est le recensement. Avant d’essayer de mettre en conformité les installations, il faut connaître tous les actifs de l’entreprise dans leurs moindres détails.

Pour savoir si votre recensement est correct, vous pouvez vous poser plusieurs questions:

• Est-ce que chaque équipement, qu’il soit soumis ou non à une réglementation, est dans un fichier de suivi?

Vous devez connaître TOUS les actifs composant votre parc et pas seulement ceux qui sont soumis à une réglementation à un instant t. Les textes évoluent et peut-être que ceux qui ne sont soumis aujourd’hui à aucun texte réglementaire le seront demain.

• Est-ce que toutes les caractéristiques nécessaires au suivi de chaque équipement sont dans ce fichier de suivi?

Les caractéristiques nécessaires vont regrouper les données permettant d’identifier un équipement comme son numéro de repère, ou le numéro de l’atelier, sa couleur ou sa marque, mais aussi les données réglementaires obligatoires, comme la pression ou le volume pour les ESP*. Suivre ces caractéristiques est une obligation légale et une erreur de suivi peut avoir de lourdes conséquences.

2 / Les calculs

La définition des soumissions

Une fois que vous connaissez parfaitement votre parc, vous pouvez vous demander, pour chacun de vos actifs, s’ils sont soumis ou non à un texte réglementaire. Cette information doit aussi figurer dans votre suivi ainsi que la version du texte en question. Si votre veille a été bien faite, vous devez savoir dans quel texte aller chercher les informations. La suite est un travail long et fastidieux qui consiste à vérifier si chaque équipement entre dans les critères de soumission ou non.

La détermination des périodicités

Pour chaque équipement soumis à une réglementation, il faut par la suite déterminer les périodicités de contrôle et inscrire cette information dans le suivi. Pour les déterminer, c’est le même travail que précédemment, il suffit de vérifier si chaque équipement remplit les critères indiqués dans les textes pour telle ou telle périodicité.

Et les exigences groupe?

Les exigences groupe viennent dans un second temps, il faut en priorité s’assurer d’être conforme à la réglementation. L’exercice est le même que précédemment, ces informations doivent aussi être stockées dans le fichier de suivi et NE PAS REMPLACER les périodicités réglementaires. Ceci permet de toujours garder en mémoire les obligations légales pour chaque équipement.

Le calcul des échéances

La date du dernier contrôle (ou de la mise en service) ainsi que la périodicité la plus contraignante vous permet de déterminer la prochaine échéance réglementaire.

3/ La remontée d’information

Ces informations peuvent par la suite être utilisées pour prendre des décisions au niveau de la direction: sur quel site industriel faut-il investir en priorité? Quelles sont les réglementations à suivre de manière plus approfondie? Combien d’équipement compose mon parc? Combien sont soumis?

Dans les systèmes d’information

Beaucoup d’entreprises possèdent déjà un ERP* ou une GMAO* qui permettent de stocker les informations de l’actif en lui-même. Lorsqu’un tel outil est utilisé, il est nécessaire de le mettre à jour dès qu’il y a une évolution dans le tableau de suivi. Cet article décrit plus en détail l’utilisation combinée des systèmes d’information et des outils métiers.

Pour piloter la mise en conformité

Le taux de conformité n’est généralement pas indiqué dans les systèmes d’informations de l’entreprise puisque cela nécessiterait une mise à jour quotidienne de ces outils alors qu’ils ne sont pas utilisés pour gérer la partie réglementaire.

Pour déterminer ce taux, il suffit de diviser le nombre d’équipements total par le nombre d’équipements non conformes. Pour qu’un équipement soit conforme, il faut qu’il réponde à trois critères :

• Les échéances ne sont pas dépassées
• Il n’y a aucune action préconisée dans le dernier rapport de contrôle
• Tous les documents obligatoires sont disponibles

Cette information vous permet de prendre le recul pour faire les meilleurs choix d’investissement et réellement piloter la mise en conformité.

Comment appliquer un texte réglementaire à mon parc industriel avec EALICO?

Si vous avez un compte EALICO, c’est beaucoup plus simple. Il vous suffit de renseigner les équipements qui composent votre parc (nous pouvons aussi le faire pour vous), et les obligations réglementaires sont automatiquement attribuées à vos actifs. Une évolution réglementaire? Nous mettons à jour les informations pour vous et vous n’avez plus qu’à vous laisser guider dans la mise en conformité.

Pour la remontée d’information, les différents taux, rapports et analyses sont calculés automatiquement et peuvent être envoyés par email à intervalle régulier. La mise à jour des autres systèmes d’information se fait en temps réelle grâce à des connecteurs.