Les logiciels pour les contrôles et l’inspection

Les contrôles et inspections occupent une place prépondérante dans les entreprises puisqu’ils permettent de garantir la conformité réglementaire des équipements et installations. Ces contrôles servent à prévenir des accidents, et anticiper les opérations de maintenance. Afin de garantir la sécurité du personnel et des riverains ainsi que pour limiter l’impact sur l’environnement, les autorités ont rendu les contrôles obligatoires. Ces obligations sont régies par différents textes réglementaires spécifiques à chaque type d’équipement.

Ce sont généralement les services maintenance ou les services HSE qui sont responsables du suivi des contrôles. Dans les entreprises les plus à risque comme l’industrie chimique, l’industrie du papier, l’agroalimentaire ou les raffineries, ce rôle peut être donné à un service dédié : le service inspection.

Les contrôles sont réalisés, la plupart du temps, par un organisme habilité. Ces organismes ont été accrédités par le Cofrac (Comité français d'accréditation) qui leur transmet l’autorité nécessaire à la réalisation des contrôles nécessitant cette certification. Dans le cas particulier des appareils à pression, une organisation particulière peut être mise en place au sein de l’entreprise pour lui permettre de contrôler elle-même ses équipements par l’intermédiaire d’un Service Inspection Reconnu (SIR) qui doit être totalement autonome. Certains contrôles peuvent être réalisés par des entreprises certifiées par d’autres organismes, comme l’Apsad pour le risque incendie. D’autres contrôles peuvent être réalisés en interne et ne nécessitent pas de certification particulière. Il est toutefois évidemment nécessaire que le contrôleur soit techniquement compétent dans le domaine qu’il contrôle.

La gestion des contrôles est une tâche complexe puisqu’il est nécessaire de connaître les obligations réglementaires, de suivre les différents types de contrôle pour différents types d’équipements, de planifier les interventions avec les inspecteurs, conserver la documentation obligatoire …

De plus, de multiples acteurs interviennent : le service inspection ou maintenance tout d’abord, mais aussi le service HSE qui doit s’assurer du respect des textes réglementaires et de la conformité des installations, le service production qui doit anticiper la période de mise à disposition des équipements, le service qualité pour respecter les procédures…

Pour aider les responsables, des logiciels existent. Ces logiciels peuvent être adaptés à tout type d’entreprise comme les plateformes de partage de rapport des organismes de contrôle ou les Logiciels de Maintenance Réglementaire ou plus spécifique comme les logiciels RBI (Risk Based inspection) par exemple.

À l’origine ces logiciels étaient on-premise, c’est-à-dire installés dans les serveurs de l’entreprise. Aujourd’hui, de plus en plus de fournisseurs proposent des offres “cloud” permettant aux services inspection de bénéficier d’une offre flexible, sous la forme d’un abonnement, ne nécessitant pas la mise en place d’un projet informatique lourd.

Application mobile de génération de rapport d’inspection

La réalisation d’une inspection nécessite de nombreux allers-retours entre le bureau et le terrain. En effet, il est nécessaire de préparer l’intervention au bureau puis de se rendre à proximité de l’équipement pour relever les informations avant de retourner au bureau pour la finalisation du rapport. D’autres aller-retour peuvent s’ajouter pour ajuster le livrable.

L’essor des applications mobiles, des smartphones et des tablettes a permis d’optimiser ce processus et d’automatiser la réalisation du contrôle et de son rapport. Les tablettes et téléphones Atex permettent de travailler en atmosphère explosive.

Ces applications permettent à l’inspecteur de prédéterminer le processus d’inspection en amont et de suivre ce processus de manière automatisée sur le terrain. Le rapport de contrôle est par la suite généré automatiquement.

Ces applications font gagner un temps précieux aux inspecteurs qui peuvent supprimer une partie administrative chronophage et se concentrer sur l’inspection qui est le coeur de leur métier. Cela permet également de réduire les erreurs de saisie et de faciliter la récupération des données pour l'analyse ultérieure.

Ces logiciels ont besoin d’être complétés par la mise en place d’un Logiciel de Maintenance Réglementaire (LMR) pour maîtriser de la meilleure manière la veille, les échéances de contrôle, les non-conformités, la documentation obligatoire…

Plateforme des organismes habilités

Après leur intervention, les inspecteurs doivent remettre à l’exploitant un rapport de contrôle qui indique les détails de l’intervention (nom de l’inspecteur, date, signature …) ainsi que la liste exhaustive des observations éventuelles relevées par l’inspecteur sur chacun des équipements.

Historiquement ces rapports de contrôle étaient remis en main propre ou par voie postale à l’exploitant. Avec le développement de l’informatique, la livraison de ces rapports a peu à peu migré vers les portails clients en ligne. Les utilisateurs peuvent ainsi aisément retrouver leurs rapports et les télécharger. Certains portails proposent également la possibilité de réaliser des extractions de données et de mettre à jour l’état d’avancement de la levée des non-conformités.

Ces plateformes ont besoin d’être complétées par la mise en place d’un Logiciel de Maintenance Réglementaire (LMR) pour maîtriser de la meilleure manière la veille, les échéances de contrôle, les non-conformités, la documentation obligatoire…

Cet article détaille les différences entre Ealico et les plateformes des organismes habilités.

Logiciels Risk Based Inspection (RBI)

L’inspection Basée la Criticité (IBC ou Risk Based Inspection en anglais) est une approche visant à optimiser la gestion des inspections en se basant sur la criticité des équipements. Le but est de diminuer les risques tout en limitant le nombre d’inspections.

Pour y parvenir, la méthodologie générale consiste dans un premier temps en l’estimation des risques présents dans l’établissement, puis en l’estimation de la criticité de chaque équipement. Cette criticité est définie par une matrice dépendant de la probabilité d’occurrence d’un événement et de sa gravité potentielle. En analysant ainsi la criticité, il est quelques fois possible de la diminuer en modifiant les procédés ou les équipements directement. Cette diminution de criticité peut engendrer une diminution des risques résultant sur un allongement des périodicités de contrôle. Cette étude préalable permet, par la suite de prioriser les équipements et d’en déduire un plan d’inspection.

Les méthodes suivies sont plus complexes et dépendent du référentiel utilisé. De nombreux référentiels existent (API 580, API 581, UFIP, ASME, UIC…).

Des logiciels ont été créés pour aider les responsables inspection tout au long du processus tout en suivant un référentiel donné. Ils permettent ainsi de déterminer et de suivre l’estimation de la criticité de chaque équipement, leur priorité et l’établissement d’un plan d’inspection.

La technicité et la complexité de cette approche ne lui permettent pas d’être utilisée au sein toutes les entreprises. Seules celles ayant le plus d’enjeux peuvent se permettre de la mettre en place.

Aussi, ces logiciels sont souvent complétés par un Logiciel de Maintenance Réglementaire pour se conformer avec les réglementations en vigueur. En effet, quelques fois les textes réglementaires prennent en compte les suivis par plan d’inspection, mais dans une certaine limite. Les responsables doivent ainsi déterminer leurs obligations en parallèle de l’estimation de la criticité sur chacun de leurs équipements. Les Logiciels de Maintenance Réglementaires permettent de réaliser cette tâche simplement.

Logiciels de gestion des contrôles périodiques

Les contrôles, inspections et vérifications sont, la plupart du temps, réalisés à des périodicités fixes. Par exemple les VGP (Vérification Générale et Périodique) des chariots élévateurs doivent être réalisés tous les 6 mois.

Des logiciels ont été développés pour permettre aux responsables de gérer ces périodicités. Le responsable peut entrer dans le logiciel la liste d’équipements, les contrôles associés ainsi que leurs périodicités et reçoit par la suite une notification lorsque la date approche.

Ces logiciels étaient généralement utilisés avant l’apparition des Logiciels de Maintenance Réglementaire qui apportent une palette de fonctionnalités supplémentaires prenant en compte toutes les tâches à faire par les responsables et non uniquement les échéances de contrôles. Par exemple avec un LMR les obligations réglementaires sont prises en compte automatiquement et il est possible de gérer les non-conformités ainsi que la documentation.

Logiciels de maintenance réglementaire (LMR)

Les Logiciels de Maintenance Réglementaire (LMR) permettent de gérer toutes les obligations que peut avoir un exploitant sur ses équipements et, in fine, de s’assurer de la conformité de chacun d’entre eux.

Ils permettent d’optimiser et de fiabiliser la partie du travail essentiel d’un responsable inspection qui concerne la gestion des contrôles périodiques et de la conformité réglementaire des équipements. Cette mission consiste notamment en :

• S’assurer de respecter les échéances de contrôle ;
• Suivre les observations issues des rapports de contrôle ;
• S’assurer de conserver toute la documentation obligatoire ;

Pour y arriver, il faut tout d’abord déterminer les obligations réglementaires sur chacun des équipements à partir de ses caractéristiques. Pour cela, il est nécessaire de prendre en compte les différents textes réglementaires qui s’y appliquent. Cette phase permet par la suite de déterminer les contrôles obligatoires et leurs périodicités ainsi que les documents obligatoires à conserver. Cette étape doit être réitérée à chaque évolution réglementaire ou changement dans l’utilisation de l’équipement.

Une fois que les contrôles à réaliser et leurs périodicités sont connus, les échéances de contrôle peuvent être déterminées. Il est ainsi possible de prévoir une date d’intervention avant cette date limite.

Aussi, il est nécessaire de centraliser les observations issues des rapports de contrôles (aussi appelées réserves, remarques ou non-conformités). Cette tâche est essentielle pour s’assurer que les installations en exploitation ne présentent aucune non-conformité.

Enfin, il faut conserver à proximité tous les documents relatifs aux équipements, notamment les derniers rapports de contrôle.

Ealico, le seul logiciel de maintenance réglementaire fiable et automatisé

Les logiciels d’inspection sont des outils essentiels pour les services de maintenance et d’inspection modernes. Ils permettent d’établir des plans d’inspection, de réaliser les contrôles, d’obtenir les rapports de contrôle et de garantir la conformité réglementaire. Ces quatre types de logiciels sont des outils indispensables pour les entreprises qui ont besoin de maintenir des équipements critiques en état de marche.

Les logiciels de maintenance réglementaire ne se substituent pas aux autres logiciels, mais sont utilisés en complément. Des connexions peuvent souvent être réalisées entre eux. Les gains à mettre en place un logiciel de maintenance réglementaire sont nombreux et ne se bornent pas aux tâches énoncées plus haut.

Ealico est le seul LMR permettant d’effectuer toutes les missions énoncées plus haut de manière fiable et automatisée. Les obligations réglementaires sont déterminées automatiquement, les évolutions réglementaires sont prises en compte sans nécessiter l’intervention de l’utilisateur, les observations issues des rapports de contrôles sont centralisées, peu importe l’organisme intervenant. Un plan d’action permet aux responsables d’avoir une vision claire des actions à mener pour atteindre le niveau de conformité souhaité.