Comment mettre en place une veille réglementaire HSE?

La veille réglementaire est l'activité d'anticiper les nouvelles lois, décrets, réglementations ou normes qui impactent l'entreprise.

Le but de la veille réglementaire HSE

Son objectif est d'anticiper les nouvelles réglementations, d'étoffer la stratégie d'entreprise, de s'assurer de la conformité réglementaire et de démontrer la conformité de l'organisation lors d'un contrôle en s'appuyant sur des bases documentaires à jour.

Cette activité est indispensable pour toutes les entreprises, quelque soit leur secteur d'activité ou leur taille. Le nombre croissant de textes législatifs nécessite la mise en place d'un processus clair. Le manque de rigueur dans ce domaine peut avoir de lourdes conséquences.

Le cycle de veille

La veille réglementaire n'est pas un outil, ni même une succession d'outils,  mais une démarche qui peut être très efficace si elle est appliquée avec méthodologie. Elle suit un cycle qui doit être répété régulièrement pour maintenir son niveau d'efficacité dans le temps. Certaines entreprises proposent des outils de veille permettant de simplifier une partie du travail. L'étude des différents outils de veille est nécessaire si vous souhaitez l'externaliser, mais ce n'est toujours qu'une partie du processus, l'application concrète sur le terrain du travail de veille réglementaire ne peut être réalisée qu'en interne ou grâce à une solution de gestion réglementaire comme Ealico.

1/ Définition du périmètre de veille réglementaire HSE

Cette étape, trop souvent survolée, est indispensable pour bien cadrer le projet de mise en place d'une veille réglementaire. Il s'agit de déterminer en amont les informations à rechercher et celles à écarter.

Une bonne pratique consiste à catégoriser en grand thèmes (Environnement...) puis sous-thème (PMII...) et à identifier les documents clés applicables à votre domaine d'activité.

Prendre le temps de bien préparer cette étape permet de gagner un temps considérable par la suite.

2/ L'identification des sources

La seconde étape vise à identifier les sources auxquelles se référer. Elles peuvent être formelles (base de données, site internet, presse...) ou informelles (échanges, entretien téléphonique avec un expert...). Un logiciel de veille réglementaire peut également être une source.

Il est aussi important de dissocier les sources primaires, qui fournissent l'information brute (texte de loi, Arrêtés Ministériels...), des sources secondaires qui se basent sur une source primaire pour créer un nouveau contenu. Les sources secondaires sont souvent plus accessibles, simples à comprendre et succinctes. Toutefois, leur contenu peut être légèrement modifié ou trop simplifié pour pouvoir être utilisé comme unique source.

Lors d'un audit de la DREAL, les inspecteurs se basent sur les textes officiels. Il est important d'avoir les mêmes sources qu'eux pour échanger sur une base commune. Ainsi il faudra limiter les sources aux textes officiels, comme ceux disponibles sur Legifrance ou Aida. Les sources secondaires peuvent apporter une interprétation ou un avis sur un point particulier.

Durant cette étape il est indispensable de vérifier chacune des sources sur lesquelles on envisage de se baser.

3/ La collecte des informations

Avant de s'attaquer à la troisième étape, il faut s'assurer d'avoir bien réalisé les deux premières, sans quoi vous pouvez avoir la certitude de passer à côté d'informations importantes ou au contraire d'être coulé sous un flot d'information et de ne pas parvenir à toutes les traiter par la suite. Pour s'en assurer, il suffit de se demander si toutes les informations qui remontent sont pertinentes et s'il y a des informations que l'on ne parvient à trouver qu'avec les moteurs de recherche.

La collecte d'information doit aussi être réfléchie en amont et régulière pour s'assurer de ne pas passer à côté d'une évolution réglementaire.

Une partie des informations pourra être remontée de manière "automatique", en mettant en place des alertes, en s'inscrivant à une newletters ou à un flux RSS via une application comme Feedly par exemple. Une autre partie sera recherchée de manière plus active, en lançant une recherche par mot-clés. Ceci amènera sans doute beaucoup d'information et des doublons, mais permettra de s'assurer de l'exhaustivité des informations nécessaires.

4/ Le stockage

Toutes les informations provenant des différentes sources peuvent être stockées et centralisées pour servir de base de travail à l'analyse. Les documents doivent être répertoriés et classés pour que chacun puisse les trouver rapidement par la suite. Une bonne pratique dans ce domaine consiste à indiquer dans un tableau la date de mise à jour, la source, la version du document et les thèmes abordés.

5/ Le traitement

À ce stade, une multitude d'informations provenant de sources différentes sont centralisées, mais non exploitables en l'état. Ces informations peuvent aborder différents thèmes réglementaires nécessitant des compétences techniques différentes. Une étape préliminaire au traitement est d'identifier les experts capables d'analyser ces documents ainsi que leurs domaines de compétences.

Chaque document est ensuite analysé minutieusement par une personne compétente. L'expert peut recouper les informations, et émettre sa propre interprétation des textes. L'interprétation doit être simple, compréhensible de tous et orientée selon les besoins de l'entreprise.

Il détermine par la suite les impacts des évolutions réglementaires sur l'entreprise.

6/ La diffusion

Les évolutions réglementaires assimilées par les responsables de la veille, il faut encore en appliquer les principes à l'activité de l'entreprise. Pour cela il suffit d'identifier les personnes dont l'activité est impactée par chacun des textes, puis leur transmettre le texte de référence, l'interprétation de l'expert et le délai applicable. La transmission peut se faire par mail, site web, application ou autre. Un accompagnement est souvent nécessaire pour la mise en application des évolutions réglementaires.

7/ La remise en question du système

Comme toute procédure, pour être efficace dans la durée, une veille réglementaire doit s'intégrer dans une démarche d'amélioration continue et il faut régulièrement remettre en question l'efficacité de l'ensemble du processus.
Chaque transmission a-t-elle de la valeur pour le destinataire? Prend-elle en compte les dernières évolutions réglementaires?

Les points de vigilance à propos de la veille réglementaire HSE

Même si la veille semble être un exercice simple, un manque de vigueur ou de méthodologie peut la rendre inefficace voir inutile. Les 5 principaux problèmes auxquels font face ceux qui mettent en place une veille réglementaire au sein de leur entreprise sont les suivants :

• Sous-estimer les ressources nécessaires à la mise en place de la veille (temps investi par les spécialistes, coûts...);
• Ne pas avoir en tête l'objectif principal de la veille ni son application concrète dans l'entreprise. Il ne s'agit pas de "pusher" des informations aux personnes pouvant être intéressées, mais bien de donner une information pertinente à la personne qui la reçoit;
• Négliger les 2 premières étapes pour avoir le périmètre le plus large possible. Ceci signifie toujours se retrouver avec une multitude d'informations inexploitables;
• Ne pas travailler en équipe ni demander de feedback sur l'efficacité de la veille. La veille est une démarche de l'organisation entière et non le travail d'une seule personne;
• Ne pas tenir compte de la hiérarchie des textes réglementaires.

La veille réglementaire HSE avec EALICO

Avec EALICO, vous n'avez plus à faire de veille SSE* concernant vos actifs, nous nous chargeons de faire votre veille réglementaire et de l'appliquer directement sur votre parc d'équipement. Ainsi les soumissions, et les périodicités de contrôle sont calculées automatiquement. Vous êtes notifié de l'impact d'une nouvelle réglementation sur votre parc industriel et vous avez accès aux textes réglementaires correspondant si vous souhaitez en savoir plus.