Vitry : La centralisation des activités d'inspection

Sanofi en quelques mots

Fleuron de l’industrie pharmaceutique Française, Sanofi est devenu un leader mondial de la santé. Ses 73 sites industriels, répartis dans 32 pays, permettent de fournir des solutions de santé sur tous les continents.

Pour assurer un niveau de sécurité sans faille sur ses sites industriels, des contrôles réguliers doivent être effectués sur les milliers d’équipements qui composent chacun de ses établissements. À ce titre, les services d’inspection occupent un rôle primordial.

Le site de Vitry-sur-Seine

Dotée de compétences scientifiques et de technologies de pointe, la plateforme de production et de R&D de Vitry-sur-Seine a contribué à la découverte, au développement et à la production de médicaments majeurs notamment dans les domaines du cancer, de l’immuno-inflammation, des maladies neurologiques rares et des maladies cardiovasculaires.

En 2008, le site a entrepris un tournant majeur vers les biotechnologies, et s’est doté des capacités nécessaires à la découverte, au développement et à la fabrication de solutions de santé innovantes destinées aux patients du monde entier.

Omar Chairat est arrivé sur le site de Vitry-sur-Seine fin 2019 en tant que responsable inspection du site de production. Son rôle est de veiller à ce que les contrôles et les levées des non-conformités soient faits en temps et en heure sur toutes les activités hors sécurité incendie et électricité (soit sur les ESP, le levage, le PMII, les portes, les chaudières …). Pour y parvenir, il peut compter sur Éric et Pascal.

Plus qu’une équipe de fins gestionnaires, ils possèdent également un œil expert qui leur permet de juger les défauts et les contrôles. Pascal était contrôleur CND avant d’intégrer l’équipe inspection tandis qu’Omar a fait la première partie de sa carrière au sein de certains des plus importants bureaux de contrôle.

La volonté de lancer le projet

Auparavant, le suivi de ces contrôles se faisait par le biais de différents fichiers Excel, un par activité. Ces fichiers étaient vieillissants puisqu’ils étaient utilisés depuis des dizaines d’années et avaient besoin d’un rafraichissement. La gestion de la maintenance se fait par l’un des logiciels de GMAO les plus connus du marché. Cet outil permet de ne pas perdre le fil et de centraliser les informations essentielles à la maintenance.

À son arrivée dans le service, au début de la période Covid, Omar devait mettre à jour les fichiers Excel pour harmoniser le suivi et le rendre plus lisible. Il ne s’est pas posé la question de remplacer ces fichiers par la GMAO car cet outil n’est pas le plus adéquat pour le suivi réglementaire. Cette mission n’était pas des plus simples, car les fichiers étaient très différents les uns des autres. Il a fallu les comprendre et les mettre à jour un par un. C’était un travail fastidieux, mais essentiel pour son métier.

"Le fait de travailler avec des fichiers Excel différents peut entrainer des erreurs sur les dates. Il n’est pas évident de ne pas louper un contrôle."

L’activité qui lui prend le plus de temps est le suivi des équipements sous pression. La réglementation est complexe et demande une expertise technique poussée.

La levée des non-conformités était également traitée sur Excel. Le responsable devait recopier les observations des rapports de contrôle dans son fichier pour les centraliser et les suivre. C’était un travail très long et fastidieux sur lequel il était difficile d’être irréprochable.

Après avoir remis à plat son suivi, Omar a été contacté par Anthony, président d’Ealico, qui lui a présenté la solution. Il a immédiatement vu la valeur ajoutée et a été particulièrement séduit par la centralisation des informations par activité et la vision globale que procure l’outil.

De plus, la mise en place d’Ealico pouvait aussi lui permettre d’atteindre un autre objectif : la digitalisation de son métier. Ces dernières années, et d'autant plus depuis le Covid, la digitalisation est le fer de lance de toutes les entreprises. Ealico lui permettrait de passer le cap de la digitalisation avec un outil complet, clé en main. La solution Ealico étant déjà implantée sur plusieurs sites industriels de Sanofi, il n’avait pas de doute quant à l’adéquation de la solution avec les process de Sanofi.

"On n’avait plus qu’à y aller"

Un pilote réussi

Omar s’est lancé sur une phase pilote de 6 mois avec l’intégration de 3 activités phares : les ESP, le PMII et le levage. La phase pilote lui a permis de tester l’efficacité de l’intégration ainsi que l’outil en lui-même sur ses propres données.

Malgré une certaine appréhension, l’intégration de ses activités s’est très bien passée.

"Au départ, ça fait peur de se dire qu’on va intégrer 1000 équipements du jour au lendemain. Le fait que l’on soit aidé nous a facilité les choses."

La phase de finalisation a été décisive, c’est celle qui lui a demandé le plus de temps pour peaufiner son compte et affiner les données de ses équipements. Aujourd’hui il est ravi de pouvoir se fier à une base saine.

"Au bout de quelques mois, j’ai vite été conquis par la fiabilité de l’outil, par la centralisation des données, par la clarté qu’il procure. J’ai rapidement compris que j’allais passer à l’étape suivante pour le reste de mes activités."

Un traitement des non-conformités plus fluide

La mise en place d’Ealico a permis à Omar de gagner beaucoup de temps, notamment sur la centralisation et le suivi des non-conformités.

Pour la centralisation des non-conformités, Omar utilise la fonctionnalité Rapport Express qui lui permet de transférer les rapports de contrôle, quel que soit l’organisme, directement sur son compte Ealico. Les données sont extraites automatiquement et il n’a plus ce travail de recopiage fastidieux à faire.

"C’est vraiment un gain de temps, ça évite les tâches répétitives, le recopiage des données, les erreurs aussi."

Pour la levée des non-conformités, l’équipe inspection travaille main dans la main avec l’équipe maintenance. Cédric, responsable mécanique, est souvent celui qui s’occupe de faire intervenir les entreprises sous-traitantes, notamment pour le levage, les portes ou les ascenseurs. Le traitement des non-conformités entre les deux équipes se fait de manière fluide. Omar peut attribuer les observations à lever à Cédric, pour qu’il les transmette à l’entreprise sous-traitante. Les observations sont par la suite validées par Cédric directement.

Un suivi des contrôles plus fiable

Le fait que l’algorithme inclue la veille réglementaire et guide l’utilisateur au niveau des échéances a permis de remettre en question les périodicités et certains contrôles.

"On s’est posé la question sur certains équipements, pour lesquels on pouvait faire, sans le savoir, soit plus, soit pas assez."

Ceci permet d’avoir des échanges avec les bureaux de contrôle, en se basant sur les textes réglementaires, pour clarifier la situation et maîtriser ses obligations. La connaissance des obligations est difficile à acquérir, surtout pour les personnes qui gèrent plusieurs thématiques réglementaires.

"Avant je me plongeais dans les arrêtés, Ealico m’a permis d’avoir l’information plus simplement."

En automatisant les tâches à moindre valeur ajoutée, Ealico offre plus de temps aux responsables pour qu’ils puissent se concentrer sur ce qui est plus essentiel.

Une vision technique et globale

Utiliser Ealico c’est aussi bénéficier d’indicateurs visuels très parlants sur l’état du parc et d’un suivi adapté à chaque activité.

"Dans la GMAO, les caractéristiques que l’on va retrouver sur les équipements sont très succinctes, alors que dans Ealico, quand on regarde la partie pression par exemple, il y a toutes les informations que l’on avait dans l’Excel, et plus encore"

Il est par exemple possible de savoir quels documents sont présents dans Ealico ou dans la salle d’archive, mais aussi quels documents il faut que l’on trouve pour être en conformité lors d’un audit.

Une équipe réactive

Omar apprécie particulièrement la présence de l’équipe Ealico par l’intermédiaire du chat dans l’application.

"Le chat est hyper pratique et on a des réponses très rapides, en moins de 5 minutes. Ce n’est pas pour tous les services qu’il y a quelqu’un derrière nous prêt à répondre aussi rapidement."

Ça lui a permis de remonter des idées sur le fonctionnement d’Ealico et il trouve également très appréciable que l’outil évolue en fonction des retours du terrain.

"On sent que derrière il y a cette volonté de régler nos problèmes et de faire évoluer l’outil en fonction de notre besoin."