Montpellier : Une gestion des contrôles globalisée

Sanofi en quelques mots

Fleuron de l’industrie pharmaceutique Française, Sanofi est devenu un leader mondial de la santé. Ses 73 sites industriels, répartis dans 32 pays, permettent de fournir des solutions de santé sur tous les continents.

Pour assurer un niveau de sécurité sans faille sur ses sites industriels, des contrôles réguliers doivent être effectués sur les milliers d’équipements qui les composent.

Le site de Montpellier

Avec plus de 1000 collaborateurs répartis sur 30 hectares, le site de Montpellier (Hérault, France) est un site clé de la R&D de Sanofi. Il compte des équipements sous pression, des appareils de levage, des installations électriques, mais aussi des hottes aspirantes, des échelles, des ascenseurs et des monte-charges.

Adrien Saltet est arrivé sur le site en 2006. En 2018 il devient Adjoint au responsable Exploitation, Maintenance & Énergie dans le département Ingénierie et Maintenance. Dans ce cadre il est en charge de la gestion de l’exploitation des utilités, de la maintenance des infrastructures, et des contrôles réglementaires. Il est également garant de l’accréditation ISO50001.

Pour l’accompagner dans sa mission, des coordinateurs techniques ont la responsabilité tout corps d’état d’un ou plusieurs bâtiments et veillent à ce que les équipements qui les compose soient conformes vis-à-vis des différentes obligations réglementaires.

La naissance du projet

Avant Ealico, chaque coordinateur gérait à sa manière les contrôles réglementaires de ses bâtiments. Le suivi de ces contrôles se faisait via différents fichiers Excel que chacun devait mettre à jour après chaque inspection et à chaque évolution réglementaire. L’archivage de la documentation était faite au format papier dans un local d’archive, et quelques fois au format numérique. Pour connaître les évolutions réglementaires, il s’appuyait sur les organismes habilités qui intervenaient sur site.

La gestion était dispersée entre les différents outils et interlocuteurs. Ce n’était pas facile d’avoir une vision globale. En ce qui concerne la documentation, on la retrouvait, mais on pouvait y passait du temps.

Fort de ce constat, l’équipe projet a décidé de comparer les différentes solutions permettant de gérer tous les contrôles réglementaires du site de manière simple et intuitive. Ils souhaitaient trouver un logiciel qui s’adapte à leur manière de faire et qui soit capable de leur donner à la fois une vision globale, mais aussi une vision sur chacun de leurs bâtiments pour toutes les thématiques réglementaires. C’est sur les recommandations des autres sites de Sanofi, également équipés de la solution, qu’ils décident de passer sur Ealico.

Une mise en place guidée

Avant la mise en place d’Ealico, les dossiers et les rapports de contrôles étaient stockés dans des endroits différents en fonction des bâtiments et des thématiques réglementaires. Après que l’équipe projet ait regroupé une majorité de ces éléments, l'équipe d’Ealico est venue sur place pour les aider à centraliser les informations et confronter les données à la réalité du terrain.

Regrouper tous les documents pouvait sembler compliqué mais le paramétrage s’est très bien passé. C’était un travail indispensable pour avoir un fonctionnement fluide et centralisé.

La mise en place a été efficace et rapide, en deux semaines le compte était en ligne. Par la suite, une formation des utilisateurs, sur site, leur a permis de rapidement prendre en main l’outil.

Une vision globale sur chaque bâtiment

Depuis qu’Adrien utilise Ealico, il définit le fonctionnement du site au niveau du suivi des contrôles comme étant beaucoup plus fluide. Toutes les informations sont centralisées, ce qui permet à chacun de ne plus se poser de question et de gagner en efficacité.

Les tableaux de bord sont des outils qu’il qualifie comme indispensable pour avoir une vision d’ensemble à l’instant t, à 30 jours ou à 3 mois. Grâce au découpage par bâtiment, il peut entrer dans le détail et connaître les actions à faire sur chacune des thématiques pour être en conformité.

Le suivi des actions correctives est également un gros plus pour lui.

On peut suivre facilement le traitement d'une réserve, de son émission, en passant par la demande d'intervention, jusqu'à la levée complète de l'observation.

Il apprécie particulièrement le côté ludique et intuitif, à contre-courant des progiciels lourds que l’on peut rencontrer dans le milieu industriel. La solution a été pensée pour l’aider dans les moindres détails de son métier.

Pouvoir mettre une installation au chômage est très agréable. Ça me permet de me focaliser sur les équipements actifs et de ne pas courir de partout.

Une équipe support toujours présente

La proximité avec l’équipe Ealico est un point important pour Adrien.

Je n’ai pas toujours le réflexe d’aller lire les articles support, mais l’équipe est toujours disponible. Je leur pose mes questions dans le chat, et on me répond aussitôt.

Il apprécie également la flexibilité et l’agilité d’Ealico. En tant qu’utilisateur, il fait part de ses retours pour que l’équipe améliore le produit. Des mises à jour sont réalisées régulièrement pour prendre en compte ces remarques qui sont indispensables pour créer un produit qui correspond parfaitement aux besoins de ses utilisateurs.