Conformité réglementaire industrielle : le site BASF de Boussens s’appuie sur EALICO

Le contexte

Le site BASF de Boussens est un site de production chimique fonctionnant en continu. Il fabrique des alcools gras à partir d’huiles végétales, destinés à d’autres industriels, au sein du groupe BASF comme à des clients externes.

Le site compte une centaine de personnes, dont environ la moitié travaillent en équipes postées afin d’assurer la continuité de la production. Les fonctions support, et notamment la maintenance et les travaux neufs, jouent un rôle clé dans la sécurité des installations et le respect des obligations réglementaires.

La maintenance du site couvre un périmètre technique étendu : mécanique, tuyauterie, électricité, instrumentation, automatisme et informatique industrielle. L’équipe interne est composée d’environ quinze personnes, complétée par des sous-traitants présents à l’année pour certains métiers spécifiques.

La problématique

Avant la mise en place d’EALICO, la conformité réglementaire du site était globalement assurée, mais son pilotage reposait sur une organisation éclatée.

Les équipements soumis à contrôles réglementaires, notamment les équipements sous pression, étaient suivis via plusieurs outils : SAP pour la maintenance, des fichiers Excel pour certaines échéances, et des documents papier pour l’archivage des rapports. Cette organisation fonctionnait, mais manquait de lisibilité et de robustesse.

Comme l’explique Olivier Vallejo : « SAP est un outil très puissant, mais c’est un outil de spécialiste. Si vous ne connaissez pas la transaction, vous ne l’inventez pas. »

En pratique, seuls certains profils maîtrisaient réellement l’outil. Les autres acteurs du site avaient peu de visibilité sur l’état réel de la conformité.

Chaque thématique réglementaire était par ailleurs gérée selon ses propres pratiques, par des responsables différents, sans harmonisation ni vision transversale. Certaines obligations à faible fréquence, comme des inspections annuelles, reposaient fortement sur la mémoire individuelle.

« Il manquait une vue globale d’ensemble de toutes les thématiques réglementaires au niveau du site. »

Lors des audits, internes comme externes, la préparation nécessitait de reconstituer les informations, de retrouver les rapports et de mobiliser les bonnes personnes. En cas d’absence ou de changement de poste, la continuité du suivi pouvait devenir fragile.

La mise en place d’EALICO

La décision de déployer EALICO est née de ce constat. L’objectif n’était pas de remplacer SAP, mais de disposer d’un outil complémentaire, plus accessible, capable de centraliser l’ensemble des thématiques de conformité réglementaire du site.

Le déploiement a débuté par les équipements sous pression, qui représentaient à la fois le plus gros volume et le principal risque réglementaire. Cette première phase a permis de structurer les données, les échéances et les rapports associés à ces équipements.

Progressivement, le périmètre d’EALICO a été élargi à l’ensemble des thématiques réglementaires du site, puis à certaines obligations non réglementaires liées aux exigences internes du groupe BASF. EALICO est ainsi devenu le point de référence unique pour le pilotage de la conformité.

Les résultats

Une vision globale et partagée de la conformité

Aujourd’hui, l’ensemble des thématiques réglementaires du site est centralisé dans EALICO. Les équipes maintenance, les responsables de thématiques, les fonctions support et la direction disposent d’un point d’entrée unique pour consulter l’état de conformité, les échéances à venir et les rapports associés.

Cette centralisation a permis de supprimer la dépendance aux fichiers Excel individuels et d’harmoniser les pratiques de suivi sur l’ensemble du site.

« Même si les responsables sont différents selon les thématiques, au moins tout est au même endroit. »

Une préparation des audits largement simplifiée

Lorsque le suivi est réalisé en continu dans EALICO, la préparation des audits devient quasi inexistante. Les documents sont disponibles à tout moment, sans travail de reconstitution en amont.

Les inspecteurs peuvent désormais consulter les rapports avant leur venue sur site. Le temps passé sur place est réduit, et les échanges se concentrent davantage sur l’inspection terrain que sur la recherche documentaire.

« Si le travail est bien fait en amont, il n’y a presque plus rien à préparer. Tout est déjà là. »

Une fiabilité accrue et une charge mentale réduite

La mise en place d’EALICO a fortement réduit le risque d’oubli lié aux échéances réglementaires, notamment pour les contrôles peu fréquents. Les alertes et la visualisation des échéances apportent une fiabilité accrue du suivi.

Le site a également structuré son organisation en désignant une personne chargée de coordonner le planning réglementaire. Cette personne peut identifier les échéances proches ou dépassées et relancer les responsables concernés, sans avoir besoin d’être experte de chaque thématique.

« On n’est plus dépendant d’une seule personne pour savoir si on est à jour ou non. »

Une adoption progressive par les équipes

L’outil a été globalement bien adopté par les équipes, notamment grâce à son ergonomie et à sa facilité d’accès. Contrairement à SAP, EALICO permet à des profils non spécialistes de consulter simplement les informations de conformité.

Comme dans tout projet de transformation, quelques résistances liées aux habitudes historiques subsistent. Néanmoins, l’usage d’EALICO s’est progressivement imposé comme la référence pour la gestion des thématiques réglementaires sur le site.

Impact sur la conformité et la sécurité

La mise en place d’EALICO a également conduit le site à remettre à plat certaines pratiques historiques. Pour plusieurs familles d’équipements, notamment le levage, les équipes ont revu le périmètre des contrôles, leur exhaustivité et leur adéquation avec la réglementation en vigueur.

Ce travail a permis de sécuriser des pratiques parfois héritées de l’historique du site, dans un contexte où la réglementation évolue régulièrement.

« Ça nous a forcés à nous reposer les bonnes questions : est-ce que ce qu’on faisait était vraiment bien fait, et de façon exhaustive ? »

Conclusion

Sur le site BASF de Boussens, EALICO n’a pas été déployé pour gagner du temps à court terme, mais pour améliorer la qualité, la fiabilité et la sérénité du pilotage de la conformité réglementaire.

Le site dispose désormais d’une vision claire, partagée et démontrable de son niveau de conformité, offrant un socle solide pour simplifier les audits, capitaliser sur les contrôles réalisés et renforcer la performance globale du site.

« Je ne l’ai pas mis en place pour gagner du temps, mais pour gagner en qualité. »