Logiciel de vérifications périodiques : piloter tous vos contrôles réglementaires

Un logiciel de vérifications périodiques sert à organiser l'ensemble des contrôles réglementaires d'un site : appareils de levage, équipements sous pression, installations électriques, sécurité incendie, portes et portails, métrologie, EPI, fluides frigorigènes, PMII… Chaque famille d'équipements obéit à ses propres textes, avec ses contrôles, ses intervenants et ses documents à conserver.

Pour un responsable maintenance ou HSE, la difficulté n'est pas un contrôle isolé : c'est de tenir tous les contrôles de toutes les réglementations dans un même pilotage, de retrouver chaque rapport et de traiter chaque observation jusqu'à la preuve de correction.

Vous suivez plusieurs réglementations sur un ou plusieurs sites ? Demandez une démo d'Ealico.

Ce qu'est un logiciel de vérifications périodiques

Un logiciel de vérifications périodiques (ou logiciel de suivi des contrôles périodiques) centralise la liste des équipements, associe à chacun les contrôles qui le concernent et leur périodicité, puis calcule la date du prochain contrôle une fois le précédent réalisé. Il rappelle les contrôles à venir, conserve les rapports et l'historique des interventions.

Il ne réalise pas les contrôles : ce sont les organismes ou techniciens habilités qui s'en chargent. Son rôle est de les organiser et de les suivre.

Logiciel de vérifications périodiques ou logiciel VGP ?

Un logiciel VGP se concentre sur les vérifications générales périodiques du levage. Si votre besoin se limite aux ponts roulants, palans, chariots et accessoires, lisez notre article Logiciel VGP : comment choisir l'outil de suivi de vos appareils de levage. Un logiciel de vérifications périodiques couvre plusieurs réglementations à la fois.

Pourquoi le suivi multi-réglementations est difficile

Un site industriel peut compter des milliers d'équipements. Chacun comporte des risques, des obligations et des recommandations qui lui sont propres. Pour bien gérer les contrôles, il faut :

• Déterminer les obligations de chaque équipement : les contrôles, leurs périodicités et les documents obligatoires à conserver, à partir des textes réglementaires applicables.
• Planifier les contrôles en tenant compte des contraintes des intervenants et des autres services, notamment la production.
• Lever les observations issues des rapports de contrôle, en les suivant une par une.
• Rendre compte à la direction de l'état de conformité du site et des budgets nécessaires pour le maintenir.

Quand chaque réglementation est suivie dans un fichier différent, ou que chaque organisme dépose ses rapports sur son propre portail, la vision d'ensemble disparaît.

Les familles de contrôles à réunir dans un même outil

Les obligations diffèrent d'une réglementation à l'autre. Nos fiches réglementaires détaillent le cadre de chacune :

• Levage et manutention : Comprendre la réglementation levage et manutention et la fiche Vérification Générale Périodique (VGP)
• Équipements sous pression : Comprendre la réglementation sur les équipements sous pression (ESP) ; pour choisir un outil dédié, lisez notre guide du logiciel de suivi des équipements sous pression
• Installations électriques : Comprendre la réglementation installations électriques
• Sécurité incendie : Comprendre la réglementation sécurité incendie
• Ascenseurs et monte-charges : Comprendre la réglementation ascenseurs et monte-charges
• Portes et portails : Comprendre la réglementation portes et portails
• Métrologie : Comprendre la réglementation métrologie
• Chauffage et climatisation : Comprendre la réglementation chauffage et climatisation

Pour une vue d'ensemble, consultez aussi les principales vérifications et contrôles obligatoires.

Les fonctionnalités indispensables

Un référentiel d'équipements et d'obligations

Chaque équipement doit être rattaché à sa réglementation, à ses contrôles et à leur périodicité. Plus ce rattachement repose sur les textes, moins l'utilisateur a de paramétrage à faire et à maintenir.

Planification des contrôles et relances

Rappels avant chaque contrôle, vision des contrôles à venir par site et par réglementation, calcul du contrôle suivant à partir de la date de réalisation et de la périodicité.

Centralisation des rapports, quel que soit l'organisme

Chaque rapport doit être rattaché à l'équipement et au contrôle concernés, sans dépendre du portail de chaque prestataire.

Suivi des observations et plan d'action

Un contrôle réalisé ne signifie pas que tout est conforme. Chaque observation doit avoir un responsable, une date cible, un statut et une preuve de correction.

Reporting de conformité

Tableaux de bord par site et par réglementation pour rendre compte au HSE et à la direction.

Tableau de suivi Excel ou logiciel ?

Beaucoup de services commencent avec un tableau de suivi des vérifications périodiques sous Excel. Il peut suffire pour un périmètre réduit et stable. Il montre ses limites quand :

• plusieurs réglementations et plusieurs sites sont concernés ;
• plusieurs personnes et plusieurs organismes interviennent ;
• les observations doivent être suivies jusqu'à leur clôture avec une preuve ;
• la direction attend une vision consolidée de la conformité.

Comment choisir : les questions à poser

• Quelles réglementations faut-il couvrir ? Levage seul, ou aussi pression, électricité, incendie et autres familles.
• Qui détermine les obligations de chaque équipement ? L'utilisateur seul, ou l'outil à partir des textes.
• Comment les rapports entrent-ils dans l'outil ? Dépôt manuel, analyse du rapport, quel que soit l'organisme.
• Comment les observations deviennent-elles des actions ? Responsable, date cible, statut, preuve.
• Quelle vision pour la direction ? Consolidation par site et par réglementation.
• Reprise de l'existant ? Import du parc, reprise d'historique, export des données.

Pour comparer les grandes familles d'outils (applications terrain, portails d'organismes, GMAO, GED, logiciels de maintenance réglementaire), lisez notre article Logiciel d'inspection et de contrôle : comment choisir le bon outil ?.

Ealico : l'expertise réglementaire pour piloter vos contrôles

Ealico apporte une expertise réglementaire et technique : les obligations sont déterminées à partir des textes réglementaires et des meilleures pratiques de l'industrie, et les évolutions réglementaires sont prises en compte sans intervention de l'utilisateur. Ealico ne réalise pas les contrôles : ce sont les organismes ou techniciens habilités qui s'en chargent. Ealico vous aide à les organiser et à les suivre.

Concrètement, avec Ealico :

• les obligations réglementaires de vos équipements sont déterminées automatiquement ;
• les contrôles de toutes les réglementations sont suivis dans un même environnement ;
• les rapports sont analysés avec les Rapports Express, qui permettent de créer automatiquement des éléments et de consulter les points non vérifiés (aide Ealico) ;
• les observations issues des rapports sont centralisées, quel que soit l'organisme intervenant, et filtrables par rapport (aide Ealico) ;
• un plan d'action donne une vision claire des actions à mener pour atteindre le niveau de conformité souhaité.

Réunissez tous vos contrôles réglementaires dans un seul outil. Réservez une démo Ealico sur votre propre périmètre.

FAQ

Qu'est-ce qu'un logiciel de vérifications périodiques ?

Un outil qui centralise les équipements, leurs contrôles réglementaires et leur périodicité, rappelle les contrôles à venir, conserve les rapports et suit les observations.

Un logiciel de vérifications périodiques réalise-t-il les contrôles ?

Non. Les contrôles sont réalisés par les organismes ou techniciens habilités. Le logiciel, comme Ealico, aide à les organiser et à les suivre.

Quelle différence avec un logiciel VGP ?

Le logiciel VGP est centré sur le levage. Un logiciel de vérifications périodiques couvre plusieurs réglementations : levage, équipements sous pression, électricité, sécurité incendie, etc. Voir notre article sur les logiciels VGP.

Un tableau Excel suffit-il pour suivre les vérifications périodiques ?

Pour un périmètre réduit et stable, oui. Dès que plusieurs réglementations, sites ou intervenants sont concernés, et que les observations doivent être suivies jusqu'à la preuve de correction, un logiciel devient plus fiable.

Ealico gère-t-il les évolutions réglementaires ?

Oui. Les évolutions réglementaires sont prises en compte sans nécessiter d'intervention de l'utilisateur. Demandez une démo.