Logiciel de suivi des fluides frigorigènes : contrôles d'étanchéité, fiches et registre

Un logiciel de suivi des fluides frigorigènes sert à tenir, pour chaque équipement de réfrigération, de climatisation ou de pompe à chaleur d'un site, ce que la réglementation demande au détenteur : la charge et le type de fluide, la fréquence des contrôles d'étanchéité, la date du prochain contrôle, les fiches d'intervention, les fuites constatées et leur réparation, et le registre à présenter à l'administration. Il donne au responsable maintenance ou HSE une vue fiable, équipement par équipement et site par site.

Il ne remplace pas l'opérateur titulaire de l'attestation de capacité, qui réalise les contrôles et manipule les fluides. Il organise son intervention et en garde la trace.

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Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi des fluides frigorigènes ?

C'est un outil de pilotage côté détenteur des équipements. Il recense les équipements contenant des fluides frigorigènes, calcule la fréquence des contrôles d'étanchéité à partir de la charge et du fluide, aide à planifier les passages de l'opérateur, centralise les fiches d'intervention et transforme chaque fuite constatée en action suivie jusqu'à la réparation.

Il ne faut pas le confondre avec les logiciels destinés aux frigoristes. Ceux-là servent à l'entreprise qui intervient : planning des techniciens, édition des fiches d'intervention, suivi de leurs bouteilles de fluide. Le détenteur, lui, a besoin d'une vue sur son parc et ses obligations, quels que soient les intervenants.

Pour une vue d'ensemble du marché, voir notre guide sur les logiciels de suivi des contrôles périodiques.

Ce que demande la réglementation sur les fluides frigorigènes

Deux niveaux de textes s'appliquent : le règlement (UE) 2024/573 dit F-Gas, en vigueur depuis le 11 mars 2024, et les articles R. 543-75 à R. 543-123 du code de l'environnement.

• Contrôle d'étanchéité (article 5 du règlement) : équipements contenant au moins 5 tonnes équivalent CO2 de gaz de l'annexe I, ou au moins 1 kg de gaz de la section 1 de l'annexe II. Fréquence minimale : tous les 12 mois en dessous de 50 t éq. CO2, tous les 6 mois de 50 à moins de 500 t, tous les 3 mois à partir de 500 t. Ces durées sont doublées avec un système de détection des fuites.
• Détection des fuites (article 6) : obligatoire pour les équipements fixes de réfrigération, de climatisation, de pompe à chaleur et de protection incendie à partir de 500 t éq. CO2 (ou 100 kg de gaz de l'annexe II), et vérifiée au moins tous les 12 mois.
• Registre (article 7) : par équipement, conservé au moins cinq ans.
• Mise en service et modifications (article R. 543-79) : contrôle d'étanchéité par un opérateur titulaire de l'attestation de capacité ; en cas de fuite, le détenteur prend toutes mesures pour y remédier.
• Fiche d'intervention (article R. 543-82) : établie pour chaque manipulation de fluide, signée par l'opérateur et le détenteur au-delà de certains seuils, conservée au moins cinq ans.

Le détail est dans nos fiches fluide frigorigène et règlement F-Gas III.

Ce que fait l'opérateur, ce que fait le détenteur

L'opérateur est l'entreprise qui intervient sur les équipements : contrôle d'étanchéité, mise en service, maintenance, récupération ou charge de fluide. Elle doit détenir une attestation de capacité, délivrée par un organisme agréé pour chaque établissement et pour une durée maximale de cinq ans (article R. 543-99). C'est elle qui établit la fiche d'intervention, aujourd'hui sur le formulaire Cerfa 15497*04.

Le détenteur, appelé exploitant dans le règlement F-Gas, est responsable de son parc. Il doit savoir quels équipements sont concernés, faire réaliser les contrôles à la bonne fréquence, s'assurer que l'opérateur est habilité, faire réparer les fuites, conserver les fiches et tenir le registre. C'est cette partie que le logiciel doit faciliter.

Les fonctionnalités indispensables d'un logiciel de suivi des fluides frigorigènes

Un inventaire avec la charge et le fluide

Chaque équipement doit être enregistré avec son type (réfrigération, climatisation, pompe à chaleur, autre équipement fixe), son fluide, sa charge en kilogrammes et sa charge en tonnes équivalent CO2. Pour un équipement à plusieurs circuits, c'est la charge totale de l'équipement qui compte. Sans ces données, impossible de savoir si l'équipement est concerné et à quelle fréquence.

La fréquence de contrôle calculée, pas saisie

Le logiciel doit déduire la fréquence du contrôle d'étanchéité de la charge et de la présence d'un système de détection des fuites, puis afficher la date du prochain contrôle. Quand la charge change, après une modification ou un changement de fluide, la fréquence doit suivre.

Les fiches d'intervention rattachées à l'équipement

Chaque fiche d'intervention, papier ou électronique (l'article R. 543-83 autorise la forme électronique), doit être rangée sur l'équipement concerné. C'est elle qui prouve le contrôle, les quantités chargées ou récupérées et l'identité de l'opérateur.

Le registre tenu à jour

Le règlement F-Gas liste ce que le registre doit contenir : quantité et type de gaz installés, quantités ajoutées et récupérées, gaz recyclés ou régénérés, identité et certificat de l'entreprise qui intervient, dates et résultats des contrôles d'étanchéité et des réparations de fuites, mesures prises à la mise hors service. Un logiciel qui centralise les fiches d'intervention permet de tenir ce registre sans double saisie.

Le suivi des fuites jusqu'à la réparation

Une fuite constatée doit devenir une action avec un responsable, une date cible, des preuves de réparation et un statut. C'est aussi ce qui permet de repérer les équipements qui fuient de façon répétée. La page gestion des observations montre comment Ealico organise ce suivi.

Le contrôle des systèmes de détection

Pour les équipements équipés d'un système de détection des fuites, sa propre vérification annuelle doit apparaître comme un contrôle à part entière, avec son rapport.

La vue multi-sites

Un groupe qui exploite plusieurs bâtiments doit voir, d'un même écran, le nombre d'équipements concernés, les contrôles en retard, les fuites ouvertes et les quantités de fluide rechargées par site.

Grille de choix : les questions à poser avant de signer

• Le logiciel enregistre-t-il le fluide, la charge en kg et en tonnes équivalent CO2 pour chaque équipement ?
• La fréquence du contrôle d'étanchéité est-elle calculée automatiquement, en tenant compte d'un système de détection ?
• Les fiches d'intervention de tous les opérateurs peuvent-elles être rattachées aux équipements ?
• Le registre prévu par le règlement F-Gas peut-il être consulté et exporté par équipement ?
• Une fuite devient-elle une action suivie jusqu'à la réparation, avec preuves ?
• L'attestation de capacité de chaque opérateur peut-elle être conservée et sa validité vérifiée ?
• Les fluides frigorigènes sont-ils suivis avec les autres réglementations du site, notamment les équipements sous pression frigorifiques ?

Excel ou logiciel de suivi des fluides frigorigènes ?

Un tableur suffit pour quelques climatiseurs suivis par un seul frigoriste. Il devient fragile quand le parc grandit, que plusieurs opérateurs interviennent, que les fiches d'intervention arrivent par courriel ou sur papier, et qu'il faut reconstituer le registre d'un équipement pour une inspection.

Les difficultés les plus fréquentes : des charges inconnues ou non converties en tonnes équivalent CO2, des fréquences figées alors que l'équipement a été modifié, des fiches introuvables, des fuites constatées sans preuve de réparation. Un logiciel apporte une structure commune et un historique fiable.

Ealico : l'expertise réglementaire au service du suivi de vos fluides frigorigènes

Ealico apporte une expertise réglementaire et technique sur le chauffage, la climatisation et les fluides frigorigènes : le suivi des obligations est construit à partir des textes, et nos fiches sont rédigées par nos experts. En revanche, Ealico ne réalise pas les contrôles : ce sont les opérateurs titulaires de l'attestation de capacité qui s'en chargent. Ealico vous aide à les organiser et à les suivre.

Concrètement, dans Ealico :

• Les obligations sont déterminées automatiquement pour chaque équipement, pour éviter les erreurs et les doutes (obligations réglementaires).
• La levée des observations est guidée : criticité, responsable, date cible, statut et preuves, jusqu'à la clôture.
• Tous les documents sont stockés en ligne, rattachés aux équipements et aux contrôles (gestion documentaire).
• Les fluides frigorigènes sont suivis avec les autres réglementations du site : équipements sous pression, électricité, sécurité incendie et autres, dans le même environnement. Un groupe froid est souvent aussi un équipement sous pression (focus ESP frigorifique) : voir notre article sur le logiciel de suivi des équipements sous pression.

Reine de Dijon suit dans Ealico 377 équipements de son site de Fleurey-sur-Ouche, dont ses installations de chauffage et de climatisation : lire le témoignage.

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FAQ sur les logiciels de suivi des fluides frigorigènes

Quels équipements doivent faire l'objet d'un contrôle d'étanchéité ?

Selon le règlement (UE) 2024/573, les équipements contenant au moins 5 tonnes équivalent CO2 de gaz à effet de serre fluorés de l'annexe I, ou au moins 1 kg de gaz de la section 1 de l'annexe II, hors mousses. Les équipements hermétiquement scellés et étiquetés comme tels en sont exemptés sous 10 t éq. CO2 ou 2 kg selon le gaz.

À quelle fréquence faut-il contrôler l'étanchéité ?

Au moins tous les 12, 6 ou 3 mois selon la charge (moins de 50, de 50 à 500, 500 t éq. CO2 et plus ; ou moins de 10, de 10 à 100, 100 kg et plus pour les gaz de l'annexe II). Les fréquences sont de 24, 12 et 6 mois avec un système de détection des fuites. Le ministère indique de se référer au règlement F-Gas pour ces fréquences.

Combien de temps conserver les fiches d'intervention et le registre ?

Au moins cinq ans dans les deux cas : à compter de la signature pour la fiche d'intervention (article R. 543-82), et pour le registre de l'exploitant selon l'article 7 du règlement F-Gas.

Qui peut réaliser le contrôle d'étanchéité ?

Un opérateur titulaire de l'attestation de capacité prévue à l'article R. 543-99 du code de l'environnement, ou d'un certificat équivalent délivré dans un autre État membre et traduit en français. Les contrôles sont réalisés par des personnes certifiées.

Que faire en cas de fuite ?

L'opérateur dresse le constat et le remet au détenteur, qui prend toutes mesures pour remédier à la fuite. Pour les équipements de plus de 300 kg de HCFC ou de plus de 500 t éq. CO2 de HFC ou PFC, l'opérateur adresse une copie du constat au préfet (article R. 543-79). Pour suivre l'évolution des fluides autorisés, voir notre fiche sur le calendrier des interdictions.