Logiciel de suivi des EPI : vérifications, péremption et registre

Un logiciel de suivi des EPI sert à tenir, pour chaque équipement de protection individuelle soumis à vérification, l'inventaire, l'affectation, les vérifications périodiques, les dates de péremption ou de fin de vie, les rapports et les observations. Harnais, longes, absorbeurs, antichutes, appareils de protection respiratoire, gilets de sauvetage gonflables : chaque EPI doit pouvoir prouver, au moment où il est utilisé, qu'il a été vérifié à temps et qu'il n'a pas dépassé sa durée de vie.

Pour un responsable HSE ou maintenance, la difficulté n'est pas de distribuer des gants. C'est de savoir quels EPI sont soumis à vérification, lesquels sont en service ou en stock, qui les vérifie, où se trouve le dernier rapport et quand chacun doit être mis au rebut, sur l'ensemble des sites.

Vous suivez des EPI contre les chutes de hauteur ou des appareils respiratoires ? Demandez une démo d'Ealico et voyez vos EPI, leurs vérifications et leurs observations réunis au même endroit.

Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi des EPI ?

C'est un outil de pilotage des obligations attachées aux EPI. Il centralise les équipements et leurs caractéristiques (type, numéro de série, date de fabrication, date de mise en service, durée de vie), associe à chacun les vérifications attendues, aide à les planifier, conserve les rapports et transforme les observations en actions suivies jusqu'à leur clôture.

Il ne réalise pas les vérifications. Elles sont faites par des personnes qualifiées, appartenant ou non à l'établissement, dont la liste est tenue à la disposition de l'inspection du travail (article R4323-100 du Code du travail). Le logiciel sert à organiser ces vérifications, à les suivre et à prouver que le suivi est tenu.

Gestion de stock, dotation ou suivi réglementaire ?

Trois besoins se mélangent souvent sous le mot « logiciel EPI » :

• la gestion de stock des EPI consommables (gants, bouchons d'oreilles, masques jetables), suivis en quantité ;
• la dotation : qui a reçu quel équipement, quand, et contre quelle signature ;
• le suivi réglementaire des EPI soumis à vérification périodique, avec les rapports, les observations et les dates de fin de vie.

Les deux premiers relèvent souvent des achats ou des services généraux. Le troisième engage la responsabilité de l'employeur : c'est sur lui que ce guide se concentre.

Ce que la réglementation demande pour les EPI

Le Code du travail fixe les règles d'utilisation des EPI :

• ils sont fournis gratuitement par l'employeur, qui assure leur bon fonctionnement et leur maintien en état hygiénique par les entretiens, réparations et remplacements nécessaires (article R4323-95) ;
• ils sont réservés à un usage personnel, sauf mesures appropriées en cas d'utilisation successive par plusieurs personnes (article R4323-96) ;
• l'employeur détermine, après consultation du comité social et économique, leurs conditions de mise à disposition et d'utilisation (article R4323-97) ;
• des arrêtés fixent les EPI soumis à vérification générale périodique et la périodicité de ces vérifications (article R4323-99) ;
• le résultat des vérifications est consigné sur le registre de sécurité, les rapports des intervenants extérieurs y sont annexés, et registre et rapports peuvent être tenus sur tout support (articles R4323-101 à R4323-103) ;
• les travailleurs sont informés, une consigne d'utilisation est établie et une formation adéquate est dispensée (articles R4323-104 à R4323-106).

L'arrêté du 19 mars 1993 fixe la liste des EPI qui, en service ou en stock, doivent avoir fait l'objet d'une vérification générale périodique depuis moins de douze mois au moment de leur utilisation :

• appareils de protection respiratoire autonomes destinés à l'évacuation ;
• appareils de protection respiratoire et équipements complets destinés à des interventions accidentelles en milieu hostile ;
• gilets de sauvetage gonflables ;
• systèmes de protection individuelle contre les chutes de hauteur ;
• stocks de cartouches filtrantes antigaz pour appareils de protection respiratoire.

Cette vérification porte sur le bon état des EPI selon la notice du fabricant, le respect des instructions de stockage, et l'élimination en temps utile des EPI arrivés à la fin de leur durée de vie ou à leur date de péremption. Elle ne remplace pas la vérification à chaque utilisation.

Pour aller plus loin, consultez notre fiche Comprendre la réglementation sur les équipements de protection et téléchargez le guide réglementaire Équipements de protection.

Les EPI à suivre et leurs points d'attention

• Systèmes de protection contre les chutes de hauteur : harnais, longes, absorbeurs d'énergie, connecteurs et antichutes. Vérification de moins de douze mois au moment de l'utilisation, y compris pour le stock. Une ligne de vie permanente fixée à la structure n'est pas automatiquement un EPI : voir nos réponses sur la différence entre une ligne de vie et un système de protection individuelle et sur la vérification annuelle des lignes de vie.
• Appareils de protection respiratoire : appareils autonomes d'évacuation, équipements d'intervention en milieu hostile, stocks de cartouches filtrantes antigaz. L'état et les conditions de stockage sont vérifiés selon la notice du fabricant.
• Gilets de sauvetage gonflables : même règle des douze mois, vérification selon la notice du fabricant.
• Détecteurs portatifs de gaz : nos experts les rattachent à la thématique des équipements de protection ; la fréquence de contrôle se définit à partir de la notice du fabricant. Voir le Focus détecteur portatif.
• Les autres EPI : casques, lunettes, protections auditives, gants, vêtements. Ils ne figurent pas dans l'arrêté de 1993, mais leur durée de vie et leurs conditions de stockage, fixées par le fabricant, restent à suivre.

Les fonctionnalités indispensables d'un logiciel de suivi des EPI

Un inventaire individualisé

Chaque EPI soumis à vérification doit être identifié individuellement : type, marque, modèle, numéro de série, date de fabrication, date de mise en service, durée de vie, site, lieu de stockage, utilisateur. Sans numéro de série, impossible de rattacher un rapport à un harnais précis.

La règle des douze mois appliquée au stock

Un harnais neuf resté en armoire doit lui aussi avoir été vérifié depuis moins de douze mois au moment où il est utilisé. Le logiciel doit suivre les EPI en stock comme ceux en service, et signaler ceux qui ne peuvent pas être distribués.

Les dates de péremption et la mise au rebut

Durée de vie, date de péremption, date de mise au rebut : le logiciel doit alerter avant qu'un EPI n'atteigne sa limite et garder la trace de son retrait.

L'affectation et la traçabilité

Savoir qui détient quel EPI, depuis quand, et ce qu'il est devenu après un retour ou un remplacement, est indispensable après un incident comme lors d'un contrôle.

Le registre de sécurité et les rapports

Résultats des vérifications, rapports des intervenants extérieurs, liste des personnes qualifiées, notices et consignes d'utilisation : tout doit être rattaché à l'EPI concerné et retrouvé en quelques secondes.

Le suivi des observations

Couture abîmée, marquage illisible, absorbeur déclenché : chaque observation doit avoir un responsable, une décision (réparation, mise au rebut) et une preuve.

Le lien avec les équipements de travail

Un harnais s'utilise avec une nacelle, un ancrage, une ligne de vie ou un échafaudage. Suivre les EPI dans le même outil que les vérifications générales périodiques du levage et des autres équipements évite de multiplier les fichiers.

Grille de choix : les questions à poser avant de signer

• Les EPI de l'arrêté du 19 mars 1993 sont-ils gérés avec leur règle propre ? Moins de douze mois au moment de l'utilisation, en service et en stock.
• Chaque EPI est-il suivi individuellement ? Numéro de série, dates de fabrication, de mise en service et de fin de vie.
• Les dates de péremption déclenchent-elles une alerte ? Et la mise au rebut est-elle tracée ?
• Comment les rapports des vérificateurs sont-ils intégrés ? Saisie manuelle, import, ou analyse du rapport.
• Comment une observation devient-elle une action ? Responsable, décision, preuve de clôture.
• La liste des personnes qualifiées est-elle tenue ? Avec leurs compétences.
• Le logiciel couvre-t-il les autres réglementations du site ? Levage, équipements sous pression, électricité, sécurité incendie.
• Que deviennent vos données ? Reprise de l'existant, export, conservation des rapports.

Ealico : l'expertise réglementaire au service du suivi de vos EPI

Ealico apporte une expertise réglementaire et technique sur les équipements de protection : le suivi des obligations est construit à partir du Code du travail et de l'arrêté du 19 mars 1993, et nos fiches équipements de protection sont rédigées par nos experts. En revanche, Ealico ne réalise pas les vérifications : ce sont des personnes qualifiées, internes ou externes, qui s'en chargent. Ealico vous aide à les organiser et à les suivre.

Concrètement, dans Ealico :

• Les obligations sont déterminées automatiquement pour chaque EPI soumis à vérification.
• Les dates d'expiration sont suivies et un EPI arrivé à sa limite peut être passé au rebut, avec sa date de mise au rebut (aide : modifier la date d'expiration d'un élément, aide : modifier la date de mise au rebut).
• La fiche de vie de chaque équipement s'exporte, avec l'historique de ses contrôles (aide : exporter la fiche de vie d'un élément).
• Les rapports de contrôle sont analysés avec Rapports Express, qui peut créer automatiquement les éléments et faire ressortir les points non vérifiés (aide : Rapports Express).
• La levée des observations est guidée, avec responsables, documents et preuves.
• Les EPI sont suivis avec les autres réglementations du site : levage, équipements sous pression, électricité, sécurité incendie et autres. Pour une vue d'ensemble, lisez notre guide des logiciels de vérifications périodiques.

Passez du tableau de suivi au pilotage de vos EPI. Réservez une démo Ealico.

FAQ sur les logiciels de suivi des EPI

Tous les combien faut-il vérifier un harnais antichute ?

Les systèmes de protection individuelle contre les chutes de hauteur doivent avoir fait l'objet d'une vérification générale périodique depuis moins de douze mois au moment de leur utilisation (arrêté du 19 mars 1993). Cela ne dispense pas de la vérification par l'utilisateur à chaque utilisation.

Qui peut vérifier les EPI ?

Des personnes qualifiées, appartenant ou non à l'établissement, compétentes pour les EPI concernés et connaissant la réglementation. Leur liste est tenue à la disposition de l'inspection du travail (article R4323-100).

Les EPI en stock doivent-ils être vérifiés ?

Oui pour ceux de l'arrêté du 19 mars 1993 : le texte vise les EPI « en service ou en stock ». Un harnais jamais utilisé doit lui aussi avoir été vérifié depuis moins de douze mois au moment de sa première utilisation.

Le registre des vérifications peut-il être dématérialisé ?

Le Code du travail prévoit que le registre de sécurité et les rapports peuvent être tenus et conservés sur tout support, dans les conditions de l'article L8113-6 (article R4323-103).

Une ligne de vie est-elle un EPI ?

Pas automatiquement. Une ligne de vie permanente fixée à la structure est un dispositif d'ancrage, contrôlé selon les exigences qui lui sont propres, tandis que les dispositifs d'ancrage temporaires ou mobiles sont des EPI. Voir notre fiche sur la vérification annuelle des lignes de vie.

Un logiciel EPI remplace-t-il le vérificateur ?

Non. Les vérifications restent réalisées par des personnes qualifiées. Le logiciel les organise, conserve les rapports et suit les observations. Ealico non plus ne réalise pas les vérifications.