Ealico. Une équipe disponible et réactive !

Tereos en quelques mots

Tereos est un groupe agro-alimentaire français, bâti sur un modèle coopératif qui rassemble 11 200 coopérateurs agricoles.

Ses activités principales sont dirigées dans la fabrication de produits issus de la transformation de la betterave, de la canne à sucre, du blé et du maïs, de la luzerne, du manioc, de la pomme de terre. Présent dans 17 pays à travers le monde, TEREOS est aujourd’hui le 2e groupe sucrier mondial (marque leader Beghin Say) et également un acteur majeur dans l’univers de l’amidon et de ses dérivés (glucose, polyols…)

Tereos est présent sur de nombreux marchés : l’alimentaire et la boisson, la nutrition animale, la pharmacie, les produits d’hygiène, le papier et carton ondulé, les énergies, la chimie du végétal.

Le site de Marckolsheim

Implanté dans le Bas-Rhin, le long du Rhin, depuis 1993, le site alsacien est spécialisé dans la production de produits amylacés, issus de céréales (Maïs et Blé).

Le site s’étend sur 60 ha et compte 360 salariés. L’activité de production est continue : 24h/24h, 365 jours par an, sans arrêt technique annuel.

Bruno et Philippe : les garants de la conformité

Bruno Messerlin (à gauche) et Philippe Deleplancque (à droite) ont intégré en 2019 le service HSE (Hygiène, Sécurité et Environnement), qui compte actuellement 5 personnes.

Philippe, Responsable HSE, est le garant du respect des exigences réglementaires du site. Bruno, chargé de la conformité réglementaire, se consacre principalement à la gestion des vérifications périodiques des installations et équipements soumis, ainsi que le suivi des plans d’actions correctives.

Le service maintenance du site compte 30 collaborateurs qui travaillent quotidiennement à optimiser le taux de disponibilité des installations dans les meilleures conditions de sécurité et de conformité possibles.

Tout commença par une recommandation

Ealico était déjà installé sur un autre site du groupe : celui de Lillers. Après avoir digitalisé et fiabilisé la gestion des contrôles du site de Lillers grâce à Ealico lorsqu'il était responsable inspection, Mathieu Thomas recommanda Ealico aux autres sites du groupe.

Philippe Deleplancque s'est par la suite rapproché de Mathieu Thomas, aujourd'hui Expert équipements statique du groupe, pour se projeter dans l'utilisation d'Ealico et valider sa pertinence par rapport au mode de fonctionnement du site de Marckolsheim.

De cette manière, après une démonstration commerciale, nous avons pu vérifier en direct la pertinence de l’outil sur un site de notre groupe.

De multiples fichiers pour gérer la conformité

Avant la mise en place d’Ealico, la conformité était gérée à l'aide d'une trentaine de fichiers Excel. Certaines thématiques, telles que les équipements sous pression, étaient suivies à l'aide de documents "papiers".

Ce mode de gestion fonctionnait, mais nécessitait beaucoup efforts de la part de toute l'équipe. Il fallait jongler entre les différents fichiers et documents pour trouver les bonnes informations et suivre le plan d'action.

Bruno Messerlin étant celui qui gère les contrôles et le suivi des non-conformités se souvient :

Avant Ealico, il était nécessaire de traiter les non-conformités et de mettre à jour toutes les échéances de contrôle à la main. Avec Ealico, c’est automatique.

La conformité : la priorité de la direction

La direction souhaitait avoir une gestion exemplaire de la conformité.

À son arrivée, Philippe a développé l’équipe et réorganisé le service HSE, en s’appropriant l'historique du site en quelques semaines.

Une mise à plat de la situation réglementaire était nécessaire, et l'installation d’Ealico a permis d'accompagner cette transition et de fiabiliser notre conformité sur le long terme.

La mise en place : une étape structurante

La mise en place d'Ealico étant une étape structurante pour l'entreprise, un travail de centralisation et d'analyse préalable est indispensable. Cette étape essentielle est guidée par les équipes d'Ealico qui ont acquis une certaine expertise en la matière.

Bruno et les équipes techniques du site de Marckolsheim sont ainsi parvenus à centraliser les rapports de contrôle de chaque élément du site et ont échangé avec les équipes Ealico sur leur fonctionnement.

La mise en place d’Ealico m'a paru simple et nous avons réalisé un énorme travail sur le formatage et l’optimisation de nos données réglementaires.

Seulement trois mois ont été nécessaires entre la réunion de lancement du projet et la livraison du compte. Le plus long pour Bruno était la phase de vérification finale.

Je voulais m’assurer de l’exactitude des informations que j'avais transmises en vérifiant tous les éléments manquants moi-même sur le terrain.

Lors de cette phase de vérification finale, Bruno a pu s'apercevoir qu'Ealico avait omis de prendre en compte certaines informations. Remarque qui a rapidement était prise en compte par Ealico.

Lors de l’intégration, nous nous sommes aperçus que des informations n’avaient pas été injectées dans la solution. En quelques jours l’équipe d’Ealico a pu intégrer ces données à notre environnement. L’équipe intégration était disponible en permanence.

Un gain de temps au quotidien

Bruno Messerlin est celui qui utilise le plus fréquemment la solution Ealico. Pour lui, la mise en place a été bénéfique et il a pu gagner un temps précieux. Aujourd'hui, il peut se concentrer davantage sur la mise en conformité que sur l'administratif, la lecture des rapports ou la saisie de données.

C’est une solution simple d’utilisation dans laquelle toute ma conformité réglementaire est centralisée, et qui me fait gagner du beaucoup de temps sur de nombreux aspects.

Même s'il utilise Ealico dans une moindre mesure, Philippe y voit tout de même un intérêt non négligeable :

Ealico me permet d’avoir des indicateurs clairs, en temps réel, que je peux notamment utiliser lors de mes échanges avec la direction et lors du comité de pilotage avec la maintenance.

Des fonctionnalités clés

La veille réglementaire intégrée : l'expertise à portée de main

Avec Ealico, la veille réglementaire et le suivi des équipements ont été réunis pour permettre aux utilisateurs de connaître les obligations réglementaires spécifiques à chaque équipement en fonction de ses caractéristiques.

La veille réglementaire intégrée aux équipements m’aide à être plus serein. Même si je possède l’expertise nécessaire et que je continue à m’informer au quotidien, cela m’apporte une sécurité supplémentaire et une fiabilité hors du commun.

Rapport express : un atout indéniable

Pour la levée des observations aussi Ealico innove. Rapport Express est la fonctionnalité préférée de Bruno :

J’ai simplement à transmettre les rapports par mail à l’équipe Ealico et je reçois un mail en retour quand le rapport est traité. Les données sont intégrées dans Ealico et je retrouve toutes mes observations dans un plan d'action dédié.

La fonctionnalité Rapport Express permet d'extraire les informations des rapports de contrôle pour mettre à jour le compte de l'utilisateur.

Les responsables techniques transmettent à Ealico un rapport de contrôle au format pdf par mail ou en le téléchargeant directement dans l'application. Par la suite, les observations de chaque équipement sont extraites puis intégrées dans Ealico.

Un gros rapport de 500 pages est intégré en quelques jours et un rapport d'inspection sur un équipement sous pression généralement en 24 à 48h. C’est vraiment rapide !

Le support au rendez-vous

Philippe Deleplancque et Bruno Mersserlin apprécient particulièrement la réactivité de l’équipe Support sur les questions à la fois techniques et juridiques.

Par rapport à d’autres applications utilisées dans le groupe, nous avons chez Ealico les mêmes interlocuteurs qui connaissent notre parc industriel et qui sont toujours disponibles et à l’écoute. Nous avons une réponse en 30 minutes, quand cela n’est pas immédiat !

Ils n'hésitent pas à proposer des améliorations à l'équipe Ealico qui fait évoluer la solution en permanence en fonction de de leurs retours.

C'est appréciable de se sentir écouté ! De cette manière, nous participons ensemble à la construction de la meilleure solution pour la gestion réglementaire de nos installations industrielles.