Advantail : gérer les contrôles réglementaires d'un parc de centres commerciaux

Un périmètre ERP avec des contraintes bien particulières

Advantail est une plateforme de services dédiée aux lieux de commerce. Elle gère une vingtaine de sites à travers la France : des outlets, des centres commerciaux, des retail parks, des pieds d'immeubles commerciaux. Des formats très différents, mais qui partagent tous le même cadre réglementaire : celui des ERP, les établissements recevant du public.

Régis Piedfort est Responsable Technique et Sécurité d'un centre commercial Advantail. Son périmètre représente l'ensemble des équipements soumis à contrôle réglementaire sur le site : ascenseurs, monte-charge, escalators, systèmes de sécurité incendie, détection de gaz, groupes électrogènes, extincteurs, robinets d'incendie armés, caissons de climatisation installés sur les toitures, et bien d'autres encore. À cela s'ajoutent les 60 boutiques de l'enceinte, dont il n'est pas le commanditaire mais dont il doit s'assurer qu'elles sont en règle lors des commissions de sécurité.

La réglementation ERP est moins complexe que la réglementation industrielle, mais elle est très ciblée sur la sécurité incendie et l'accueil du public, et elle génère un volume d'équipements individuels à suivre que l'industrie ne connaît pas forcément.

Avant EALICO : des fichiers Excel et des outils variés

Avant de chercher une solution logicielle, Régis gérait ses contrôles avec des fichiers Excel, un par grande thématique, ainsi qu’avec les plateformes que lui mettaient à disposition les différents organismes de contrôle qui intervenaient sur son site. Il devait donc jongler entre plusieurs outils, sans jamais avoir de vision d'ensemble sur la conformité.

Lorsqu’il a reçu, de la part de la direction, une demande de visibilité consolidée sur l'ensemble des actifs gérés par le groupe, il s’est mis en quête d’un outil permettant de fournir ce résultat.

La préparation des commissions de sécurité était également un problème. Tous les trois ans, une commission de sécurité contrôle le centre commercial. Pour la préparer, Régis devait s'assurer que chaque contrôle réglementaire avait bien été réalisé, que chaque document était disponible, que chaque observation était levée... Rien que pour le centre, hors boutiques, cela lui prenait entre quinze jours et trois semaines. Avec les boutiques, il fallait compter trois mois de préparation.

Un outil pensé pour l'industrie, adapté pour le commerce

La découverte d'EALICO se fait par le web, via une simple recherche. Régis remplit le formulaire de contact sur le site. Le lendemain matin à neuf heures, il a un appel. À quatorze heures, une démonstration.

Ce qui distingue ce projet, c'est la façon dont il s'est construit. Régis transmet la liste complète de ce qu'il doit contrôler : toutes les typologies, toutes les périodicités, toutes les spécificités propres au monde des ERP. L'équipe EALICO intègre, configure, et les deux parties valident ensemble au fil des échanges.

Les rooftops, ces gros caissons de climatisation sur les toitures, sont intégrés à la nomenclature. La gestion du volume sur des équipements identiques est ajustée : chez Advantail, un extincteur n'est pas un équipement générique, c'est soixante extincteurs individuels, chacun avec son historique, sa date d'installation, sa périodicité de vérification décennale. Quand on en remplace une partie, les anciens sont archivés pour garder la preuve de maintenance, sans continuer à peser sur le taux de conformité.

Un déploiement progressif, site par site

Le déploiement commence par le centre commercial géré par Régis. Il transmet l'ensemble de son fichier Excel, avec les dates de contrôle, les références d'équipement, les organismes, les périodicités. L'équipe d'intégration d'EALICO crée les éléments, puis Régis teste, fait des retours, et les ajustements se font au fil des échanges. Une fois la base stabilisée, la même logique est appliquée sur les autres sites du groupe : chaque responsable de centre fournit sa liste, l'équipe intègre.

Comme tout outil riche en fonctionnalités, EALICO se maîtrise progressivement. Régis a accompagné ses collègues sur un point en particulier : l'usage des filtres. Un outil qui gère autant d'équipements, de typologies et de périodicités ne peut pas s'utiliser sans eux. Une fois ce réflexe installé, la navigation devient précise et rapide.

Ce qui a changé au quotidien

Le premier changement visible, c'est la commission de sécurité. Aujourd'hui, quand le préventionniste arrive sur le site, Régis ouvre son ordinateur et lui présente EALICO directement : l'ensemble des contrôles, les dates, les rapports associés. Le préventionniste fait alors du picking, en demandant à vérifier au hasard certains éléments. EALICO permet de retrouver les informations en quelques secondes. Les 15 jours à 3 semaines de préparation ne sont plus nécessaires.

Le deuxième changement concerne l'organisation interne. Régis a découpé la gestion par domaine : tout ce qui touche à la sécurité incendie est géré par son service sécurité, tout ce qui touche à la climatisation, aux groupes électrogènes et aux équipements techniques est géré par son service technique. Chacun téléverse ses documents dans EALICO, chacun reçoit les alertes quand une échéance approche ou est dépassée. Régis supervise l'ensemble et est garant du score de conformité.

Le troisième apport est plus inattendu : la veille réglementaire. En construisant sa base dans EALICO, Régis a découvert qu'il avait une vérification décennale obligatoire sur son SSI, son système de sécurité incendie, dont il n'avait pas connaissance. Il savait qu'il fallait faire des vérifications annuelles et triennales, mais pas de décennale.

Enfin, le Rapport Express, qui permet de déposer un rapport de contrôle et de le faire analyser automatiquement par l'intelligence artificielle, fait aussi partie des fonctionnalités utilisées quotidiennement.

Trois ans de retour d'expérience

Régis utilise EALICO depuis sa première version. Une fidélité qui dit quelque chose sur la valeur perçue dans la durée. Sur le fond, la réponse à la demande initiale est complète : la visibilité consolidée existe, tous les responsables de site travaillent sur le même outil avec la même trame, et la direction peut suivre l'état de conformité de l'ensemble du parc en temps réel. C'est d'ailleurs ce qu'Advantail présente à ses investisseurs : un pilotage structuré et traçable de la conformité de ses lieux, preuve d'une organisation qui maîtrise ses actifs.

« On avait besoin de tout centraliser au même endroit. Avec EALICO, on a trouvé l'outil qui fait ça, et en plus la veille réglementaire est toujours à jour. J'ai découvert des obligations que je n'avais pas à ma connaissance. »

Régis Piedfort, Responsable Technique et Sécurité, Advantail