Aubert & Duval Pamiers : quand le suivi réglementaire passe d'une vingtaine de tableurs Excel à la digitalisation complète avec EALICO

Un site de forge stratégique et un suivi réglementaire à quatre mains

De nombreux composants critiques de l’aéronautique naissent sous les presses d'Aubert & Duval, à Pamiers. Sur ce site ariégeois, le groupe français de la métallurgie de pointe fabrique de grandes pièces matricées en superalliages base Nickel​, Alliages de Titane​ et Aciers Haute Performance​ pour les marchés d’avenir que sont l’aéronautique, l’énergie et le spatial.

Forger de telles pièces exige des moyens hors du commun : deux presses à forger de 2 500 et 2 700 tonnes, deux presses à matricer de 22 000 et 40 000 tonnes (le second reste l'une des plus puissantes d'Europe), et des marteaux-pilons de 12 et 16 tonnes installés depuis plus d'un siècle dans l’usine. Quand les pilons frappent, ils résonnent à travers toute la ville ! Un site de 23 hectares, deux cents ans d'histoire, et donc de nombreux contrôles réglementaires à tenir à jour.

C'est là que deux interlocuteurs entrent en scène. Aubert & Duval a confié à Vinci Facilities, dans le cadre d'un contrat de facility management, la gestion de la majorité de ses contrôles réglementaires. Florent Pignero pilote ce sujet : il garde en gestion directe les équipements sous pression et la conformité machine, et s'assure que le reste des contrôles est réalisé en temps et en heure.

Rui Freitas est son équivalent côté Vinci Facilities : il est chargé de la planification en amont et sur le terrain, de la mise à disposition des nacelles, de l’accompagnement des vérifications, l’archivage de la documentation, le reporting, les devis et levées des non-conformités…

Avant EALICO : un suivi sur Excel

« En synthèse, c'était à grands coups d'Excel », résume Florent Pignero.

Un fichier de suivi global compile l'ensemble des périmètres, puis, pour chaque périmètre, un tableur de planification liste les équipements et leurs dates, un autre tableur pour le plan d'action de traitement des non-conformités, et enfin un dossier par équipement rangé sur un serveur partagé pour l’archivage : carnet de maintenance, certificat de conformité, notice, rapports de contrôle. Côté Vinci, Rui Freitas avait bâti la même mécanique depuis 2010 : près d'une vingtaine de tableaux Excel différents, un par lot.

Le coût caché de cette organisation, c'est le temps.

Pour les seuls appareils de levage, Florent Pignero a chiffré l'opération : à réception de la campagne de vérification, il faut enregistrer chaque rapport, l'ouvrir, renseigner le carnet de maintenance, mettre à jour la date dans le listing, puis recopier les non-conformités dans le plan d'action. Cinq à dix minutes par rapport quand tout va bien, multipliées par 240 appareils de levage, chaque année. Côté Vinci, le constat est du même ordre : rien que pour saisir les rapports des portails, deux fois par an, Rui Freitas compte environ 22 heures de travail.

« Remplir des tableaux, faire des copier-coller, ranger des documents, qu'est-ce que ça apporte concrètement sur le terrain ? Rien. » - Florent Pignero, Aubert & Duval

Mais le temps n'est que le premier problème. Le second, c'est la fiabilité.

Florent Pignero est très clair : « Quand je fais 240 fois la même opération, la question n'est pas de savoir si je vais me tromper. La question, c'est quand. »

Le déploiement : commencer par le levage pour tester l'outil

Aubert & Duval et Vinci ont d'abord testé EALICO sur les appareils de levage : commande passée vers novembre, intégration des données en décembre, prise en main mi-janvier. Convaincus, ils ont enchaîné avec les portails pour la campagne de vérification d'avril.

Côté Aubert & Duval, Florent Pignero estime qu’il faut quelques jours pour être à l’aise, et un mois pour vraiment maîtriser l’outil. Il souligne l’intérêt des formations, après quelques semaines d’usage, pour approfondir certains aspects ou découvrir certaines fonctionnalités.

Côté Vinci, Rui Freitas a pris l'outil en main méthodiquement. Profitant d'un accès d'essai, il a passé près d'une semaine à en éprouver volontairement les limites. « On a cherché tous les bugs, on a fait exprès toutes les erreurs possibles, juste pour voir comment l’outil réagissait. » Une fois l'outil bien en main, il a embarqué ses équipes lot par lot, y compris des opérateurs « pas du tout à l’aise avec l’informatique», qui partaient autrefois sur le terrain avec un tableau Excel imprimé. Aujourd'hui, ils utilisent l'application mobile.

Côté Vinci Facilities : industrialiser le traitement des rapports

Pour Vinci, le gain le plus spectaculaire est opérationnel.

La reprise de l'historique a donné le ton : « On a réussi à rentrer 145 rapports en moins de deux heures. Avant, on y passait trois à quatre jours, à deux, en faisant des erreurs. »

Sur les portails, les 22 heures de saisie semestrielle se sont réduites à cinq minutes, le temps de corriger cinq anomalies détectées par l'outil.

Car EALICO ne se contente pas d'enregistrer les rapports : il les vérifie. « Le logiciel nous alerte en cas de doublon sur un rapport. Ça, l'humain ne le fait pas », souligne Rui Freitas. La détection des doublons rattrape les erreurs de numéro de série ou de codification qui passaient jusque-là inaperçues.

Le quotidien a changé. La levée des non-conformités, qui imposait de jongler entre serveur, dossier et carnet de maintenance, tient désormais en quelques clics : « On crée une intervention, ça prend quinze secondes, je joins mon document, je passe le statut en terminé, et ça clôture l'intervention. »

Les extractions d'anomalies se font seules, filtrables par lot, par atelier ou par priorité. La gestion des droits permet de confier certains équipements à certaines personnes sans risquer qu'un dossier soit déplacé ou supprimé. Et la traçabilité, via l’historique, permet de suivre qui a fait quoi.

« Pour ce qu'on fait aujourd'hui sur ce site, c'est le logiciel parfait. C'est vraiment le besoin. » - Rui Freitas, Vinci Facilities

Côté Aubert & Duval : fiabiliser et prouver la conformité

Florent Pignero, lui, retient trois bénéfices. Le temps, d'abord, et la disparition des tâches sans valeur ajoutée. La fiabilité, ensuite. Répéter la même saisie des centaines de fois finit toujours par produire des erreurs. L'outil, lui, applique la même règle à chaque rapport sans faire d’erreurs.

L'accessibilité, enfin. Là où un dossier sur un serveur pouvait être très difficile à trouver, l'information est désormais à portée de tous. Il donne l’exemple d’un mécanicien : au moment de monter sur le pont parce que la production a signalé un défaut, il peut via son téléphone voir tout de suite les dernières interventions, et ce qui a été noté à la dernière vérification. C'est tout bête, mais c'est très puissant !

Au-delà du confort apporté par l’outil au quotidien, la conformité progresse réellement. La structure du logiciel impose de tenir à jour les obligations documentaires, un point sur lequel le site avance vite. Surtout, la logique s'est inversée : Florent Pignero crée désormais l'équipement dans EALICO en amont de son installation et y dépose la documentation au fil de l'eau. Le jour de la vérification, le contrôleur trouve immédiatement le certificat ou la notice. Fini les non-conformités sur des équipements neufs faute de document disponible au pied de la machine !

Pour les rapports, la fonction de dépôt groupé change la donne : « Vous recevez un mail avec quarante rapports, vous les déposez d'un coup, la validation se fait sans erreur. »

Enfin, le calcul automatique des indicateurs, qui se met à jour en temps réel et peut se filtrer par bâtiment ou par domaine, lui fait gagner un temps considérable pour rendre compte à sa direction.

Conclusion

Sur le terrain, l’outil a convaincu. L’équipe espère pouvoir étendre son usage à d’autres périmètres.

Du côté de Vinci Facilities, l'ambition est symétrique : Rui Freitas souhaite étendre l'usage à d'autres lots et à d'autres sites, et fait remonter ses idées d'évolution, de l'intégration du préventif au paramétrage des affichages.

Les deux partenaires partagent la même feuille de route, et la même envie d'aller plus loin.