Trédi Strasbourg : piloter la conformité des contrôles réglementaires d'un site Seveso seuil haut

Le contexte

Le site Trédi de Strasbourg est un site d'incinération de déchets dangereux, classé Seveso seuil haut. Ce classement implique des contraintes réglementaires extrêmement importantes, et donc un besoin de les gérer au mieux.

Annick D., Responsable Environnement et Réglementation, est en charge de la conformité réglementaire du site : veille réglementaire, analyse de conformité, et suivi des vérifications périodiques réglementaires. Elle assure la synthèse globale et la présentation des résultats.

Sur le site, six responsables ont accès à EALICO. Chacun gère ses propres équipements dans son domaine de compétence. Les contrôles peuvent être délégués aux membres de leur équipe, avec une visibilité sur l'avancement de chacun. En tout, 12 utilisateurs réguliers sont recensés à ce jour. Annick D. chapeaute l'ensemble.

Le site compte 67 personnes en équivalent temps plein, dont une partie en équipes postées.

Avant EALICO : la gestion via un fichier Excel

Avant EALICO, le suivi de la conformité reposait sur un fichier Excel mis à jour plusieurs fois par an. Le suivi était moins précis : une seule ligne résumait l'ensemble des extincteurs du site, par exemple, sans traçabilité individuelle.

Les rapports de contrôle étaient archivés par chaque responsable dans son propre répertoire, sans centralisation. Le jour d'une inspection, il fallait aller les chercher chez les uns et les autres.

Côté veille réglementaire, chaque évolution des fréquences de contrôle imposait de reprendre chaque équipement à la main pour ressaisir les nouvelles échéances dans le tableau. Ce fut notamment le cas des équipements sous pression lors de la refonte des échéances en 2017.

Le choix d'EALICO : une rencontre aux débuts du projet

Vincent Dietrich, directeur commercial d’EALICO, a présenté la solution à Trédi, alors que le logiciel n’en était qu’à ses débuts. Annick D. fait partie de ses tout premiers interlocuteurs, et la proposition l'a immédiatement convaincue.

« J'étais vraiment séduite par l'outil, par la solution qui était proposée. Et puis on s'est lancé. »

Le budget proposé a également facilité la décision pour une structure de taille modeste. Trédi Strasbourg est ainsi devenu l'un des premiers clients d'EALICO, et l'est resté depuis.

La mise en œuvre : deux ans pour couvrir l'ensemble du périmètre

Le déploiement a pris environ deux ans. La totalité des contrôles réglementaires a été embarquée d'un bloc. Les contrôles non réglementaires, notamment le suivi des mesures de maîtrise des risques (MMR) hors périmètre du plan de modernisation des installations industrielles (PM2I), ont été ajoutés progressivement par la suite.

C'est l'une des forces qu'Annick D. reconnaît à l'outil : sa souplesse. EALICO permet d'intégrer des contrôles qui ne sont pas spécifiquement identifiés dans les rubriques réglementaires, mais que le site choisit de suivre pour avoir une vision globale et exhaustive.

« Ce qu'on a trouvé avec l'outil, c'est une souplesse qui nous permet d'intégrer d'autres contrôles que les contrôles uniquement réglementaires. »

Les résultats

La lecture automatique des rapports

Avant EALICO, la gestion des rapports de contrôle, hors traitement des écarts constatés, se limitait à cocher une ligne dans le tableau et à ranger le document dans un répertoire. Avec EALICO, les rapports sont déposés sur la plateforme, intégrés et ventilés automatiquement vers les équipements concernés. L'équipe valide ensuite le traitement et peut corriger l'analyse si nécessaire.

« On ne doit plus gérer à la main l'intégration des résultats. C'est quelque chose qui nous a énormément soulagés. »

La possibilité de décocher une observation que l'IA a mal interprétée est appréciée : l'équipe garde la main sur l'analyse finale.

Un suivi individuel de chaque équipement

Le passage d'un suivi par famille à un suivi par équipement est un changement structurant. Là où une seule ligne résumait l'ensemble des extincteurs, chaque appareil dispose désormais de sa propre fiche. Le suivi est plus précis, plus conforme à la réglementation.

« Avant, il y avait une ligne pour les extincteurs. Maintenant, chaque extincteur individuel est suivi. On répond plus précisément à la réglementation. »

Une veille réglementaire intégrée

Lorsque la réglementation évolue, les échéances sont mises à jour automatiquement dans EALICO. Plus besoin de reprendre chaque équipement à la main.

« Il y a eu toute une modification des échéances pour les équipements sous pression. Il a fallu reprendre chaque équipement l'un après l'autre. Alors que c'est automatique dans EALICO. »

Des indicateurs de pilotage qui ont mûri

Annick D. organise des réunions d'avancement plusieurs fois par an. Les indicateurs d'EALICO, considérablement améliorés depuis une mise à jour récente de la plateforme, permettent de visualiser l'avancement par personne et par service, de manière rapide et lisible.

« L'accès aux données et la visibilité sur les avancements, personne par personne, service par service, est beaucoup plus rapide, beaucoup plus clair. »

Elle utilise notamment le score de réalisation des contrôles par rapport aux échéances, qu'elle consulte systématiquement pour alimenter les indicateurs d’avancement.

Un outil qui évolue

Pour un site client depuis les premières heures, le recul est significatif. Ce qu'Annick D. met le plus en avant, ce n'est pas une fonctionnalité en particulier : c'est la dynamique d'évolution de l'outil, nourrie par les retours terrain. Les évolutions sont accompagnées : une aide en ligne efficace et des sessions de formation régulières permettent aux équipes de prendre en main les changements sans rupture.

« C'est un outil qui évolue en fonction des retours des clients et des besoins exprimés. On a systématiquement un point au moins annuel, voire semestriel, pour voir ce qui va, ce qui ne va pas, nos besoins. »

Une adoption facilitée par l'adhésion des responsables

Le choix de l'outil avait été fait conjointement avec le responsable maintenance de l'époque. Son enthousiasme a été un accélérateur d'adoption pour l'ensemble des équipes.

« On avait fait le choix de l'outil avec le responsable maintenance. Il était aussi enthousiaste que moi.»

Les prochaines étapes

Le suivi des échéances de contrôle est aujourd'hui bien en place. Le prochain chantier porte sur la gestion des observations : optimiser le traitement des non-conformités pour que le cycle complet, de la détection à la résolution, soit pleinement exploité dans l'outil.

Conclusion

Trédi Strasbourg occupe une place singulière parmi les partenaires d’EALICO. Client depuis les premières heures, sur un site Seveso seuil haut où la moindre défaillance de conformité peut avoir des conséquences majeures, le site incarne une relation de long terme entre un utilisateur exigeant et un éditeur qui construit son produit avec ses clients.

Au-delà des gains de temps, c'est un gain en précision, en fiabilité et en sérénité dans le pilotage d'une conformité réglementaire qui ne laisse aucune marge d'erreur.

« Globalement, on est beaucoup plus précis dans notre suivi. Sans perdre plus de temps. »