De 2 sites pilotes à 23 usines : comment Tereos a déployé EALICO à l'échelle de ses sites industriels

Le contexte

Tereos est l'un des premiers groupes sucriers et amidonniers mondiaux, avec de nombreux sites industriels répartis en France. Sur ces usines sucrières et amidonnières, la conformité réglementaire couvre un périmètre technique large : équipements sous pression, levage, installations électriques, chauffage et climatisation, sécurité incendie.

C'est Mathieu Thomas, Expert Technique au sein du groupe, qui porte depuis 2017 la démarche de structuration du suivi réglementaire chez Tereos. Fort de 16 années d'expérience sur les équipements sous pression, il a été recruté pour reprendre en main la gestion des contrôles sur plusieurs thématiques réglementaires et en faire un sujet piloté, traçable et partagé à l'échelle du groupe.

Avant EALICO : des fichiers Excel dispersés, une vision inexistante

À son arrivée en 2017, Mathieu Thomas hérite d'une organisation que beaucoup de sites industriels connaissent : chaque responsable gère ses propres fichiers Excel, sans harmonisation, sans vue d'ensemble et sans continuité garantie.

Récupérer les fichiers de chacun, mettre à jour les échéances, extraire les observations des rapports de contrôle ligne par ligne... Autant de tâches chronophages qui s'accumulent et éloignent du vrai travail : traiter les non-conformités et sécuriser les installations.

« Ces phases de mise à jour des fichiers Excel et d'extraction des observations, c'était du temps perdu. Quand je faisais ça, je ne pouvais pas m'attacher à ce qui était vraiment bénéfique pour Tereos : le traitement des observations dans les rapports. »

En cas d'audit, la situation était encore plus complexe. Si la personne responsable d'une thématique était absente, retrouver un rapport pouvait prendre un quart d'heure. Et la démonstration d'une maîtrise du système réglementaire face à un auditeur devenait difficile.

La transmission des connaissances posait également problème. Avec les départs en retraite, les savoirs et les fichiers partaient avec leurs auteurs. Reprendre un suivi Excel construit sur des années par quelqu'un d'autre n'est jamais simple.

Le déclencheur : une recherche personnelle, une conviction qui devient stratégie de groupe

Mathieu Thomas ne cherche pas d'abord une solution de groupe. Il cherche un outil qui réponde à son propre besoin.

En 2018, après quelques recherches, il découvre EALICO. Ce qui le séduit immédiatement, c'est la combinaison de la simplicité et de l'exhaustivité : la solution couvre la quasi-totalité des thématiques réglementaires d'un site industriel, sans la complexité des outils pensés pour les bureaux de contrôle.

« Il n'existait pas tant de solutions de suivi des contrôles réglementaires à l'époque. EALICO m'est apparue comme la plus simple, la plus ergonomique pour répondre à ce besoin. »

Le premier site qu'il déploie confirme la pertinence de l'outil. Rapidement, le site de Marckolsheim rejoint la démarche. Puis les échanges au sein du groupe font leur chemin.

En 2023, après avoir présenté les bénéfices concrets à la direction, Tereos franchit une étape structurante : la signature d'un contrat-cadre avec EALICO pour déployer la solution sur l'ensemble des sites francophones du groupe.

Convaincre le management

Le passage de quelques sites pilotes à un déploiement groupe ne s'est pas fait en un clin d’oeil. Pendant plusieurs mois, Mathieu Thomas a dû défendre la décision de poursuivre les déploiements face à des arbitrages budgétaires, jusqu'au sommet de la direction.

Les arguments qu'il a utilisés sont ceux que l'expérience lui a enseignés. Au-delà de l’aspect humain, le risque : une non-conformité réglementaire peut exposer le directeur de site à une responsabilité personnelle, et un accident du travail coûte en moyenne 420 000 euros. Ensuite, la démonstration concrète de l'outil, plus convaincante que n'importe quel tableau de ROI.

« C'est toujours compliqué de calculer un ROI sur ce type de solution. C'est la démonstration de l'outil qui permet de mettre dans la tête des dirigeants la visualisation des bénéfices, pour les collaborateurs et pour Tereos. »

La décision a été prise. Et avec elle, une nouvelle dynamique : la direction demande des indicateurs de suivi précis. Des objectifs de score sont fixés pour chaque site (800/1000), avec un taux de respect des échéances cible de 95 %. La conformité est devenue un indicateur de pilotage à part entière.

Un déploiement progressif sur 7 ans, 23 sites à terme

Le déploiement chez Tereos s'est construit par vagues successives depuis 2018.

Les deux premiers sites (dont Origny et Marckolsheim) ont ouvert la voie. En 2023, avec la signature du contrat-cadre, le déploiement s'est accéléré : 11 sites ont été mis en production lors de la première grande vague, notamment Origny, Artenay, Connantre et Bucy. C'est également à cette période qu'a été créée la connexion entre EALICO et SAP, le système ERP du groupe.

Une deuxième vague a suivi, avec 5 nouveaux sites (Thumeries, Chevrières, Berneuil, Villenoy, et le site d'Eurocanne situé à La Réunion). La troisième vague, en cours en 2026, intègre encore 5 sites supplémentaires, dont Nantes, Escaudoeuvres, Bois Rouge, Boiry et Lillebonne.

Au total, 23 sites devraient être déployés d'ici fin 2027.

Les résultats

Une vision groupe enfin possible

L'un des bénéfices les plus structurants du déploiement multi-sites est la capacité à piloter la conformité depuis le siège. Avant EALICO, Mathieu Thomas n'avait aucune visibilité transversale sur l'état réel des contrôles dans les usines. Aujourd'hui, il peut suivre les scores de conformité par site, identifier les axes de travail prioritaires et rendre des comptes à la direction avec des indicateurs objectifs.

« Avant, même le patron du site n'avait pas la vision sur les contrôles réglementaires, sachant que c'est lui qui porte la responsabilité en cas de défaut. Aujourd'hui, personne ne peut plus dire qu'il ne savait pas. »

Une fiabilité accrue et une sérénité lors des audits

Le passage d'Excel à EALICO a mécaniquement réduit les erreurs de suivi. Les échéances ne sont plus saisies à la main, les rapports ne sont plus archivés dans des classeurs ou des SharePoint difficiles à retrouver. En cas d'audit DREAL, les justificatifs sont accessibles en quelques secondes.

« On l'a vu lors des audits DREAL. Je vais m'appuyer sur EALICO pour présenter à l'auditeur où on en est en termes d'échéances et d'observations. »

Un outil qui structure l'organisation des sites

Le déploiement d'EALICO a eu un effet inattendu sur l'organisation interne des sites : il a forcé une clarification des responsabilités. Certains sites ont lancé des audits d'organisation pour savoir qui faisait quoi en matière de contrôles. D'autres ont découvert, grâce à EALICO, des obligations réglementaires qu'ils ignoraient.

« Quelques sites n'étaient pas forcément au courant qu'il y avait des contrôles à réaliser sur certains types d'équipements. »

Et les sites où EALICO fonctionne le mieux ? Ce sont invariablement ceux où une personne dédiée pilote la démarche.

La connexion SAP : un facilitateur clé

Pour les équipes opérationnelles, la connexion entre EALICO et SAP a représenté un gain de fluidité important. Auparavant, une observation identifiée dans un rapport devait être recopiée manuellement dans SAP pour déclencher une action de maintenance. Désormais, la passerelle crée automatiquement l'avis dans SAP dès que l'observation est intégrée dans EALICO.

« C'est encore un facilitateur. On a éliminé les copier-coller entre les deux systèmes. »

Une adoption qui se gagne, anecdote à l'appui

La conduite du changement est le défi principal de tout déploiement multi-sites. Mathieu Thomas en est bien conscient, et il ne cache pas que certains utilisateurs ont plus de difficultés que d’autres.

Mais il retient surtout l'histoire d'un responsable électrique sur le site d'Origny : rigoureux, attaché à ses outils Excel poussés, peu convaincu a priori. Mathieu lui présente EALICO sans grande conviction. Trois semaines plus tard, le retour est sans appel.

« Il m'a dit : "L'outil répond exactement à ce que je faisais, sauf que maintenant je ne le fais plus. Et ça me va très bien." »

Les prochaines étapes

Les prochains projets sont déjà identifiés.

Le premier porte sur les observations : si Tereos est globalement dans les normes sur le respect des échéances de contrôle, le traitement des non-conformités reste perfectible. C'est le chantier prioritaire pour améliorer les scores sur l'ensemble des sites.

Le second est documentaire : centraliser dans EALICO l'ensemble de la documentation technique des équipements, encore dispersée dans des classeurs papier ou des SharePoint difficilement accessibles.

Le troisième est terrain : un POC QR code et NFC est en cours sur 3 sites pilotes, avec environ 700 équipements concernés. L'objectif est de permettre à n'importe quel opérateur de scanner un équipement pour accéder instantanément à son historique de contrôle, ses rapports et sa documentation, directement depuis un smartphone.

Conclusion

Chez Tereos, EALICO n'est pas simplement un outil de suivi réglementaire. C'est le fil conducteur d'une transformation organisationnelle : celle d'un groupe qui a décidé de faire de la conformité réglementaire un sujet piloté, partagé et démontrable, du terrain jusqu'à la direction.

Parti d'une initiative individuelle sur un seul site en 2018, le déploiement atteindra 23 sites industriels d'ici fin 2027. Une trajectoire qui montre qu'une conviction bien portée, appuyée sur des résultats concrets, peut changer les pratiques d'un groupe entier.